ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
НИЖЕГОРОДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ЛИНГВИСТИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ
ИМ. Н.А. ДОБРОЛЮБОВА
А.А. Городнова
КРАТКИЙ КОНСПЕКТ ЛЕКЦИЙ
Нижний Новгород
2005
Печатается по решению редакционно-издательского совета ГОУ НГЛУ
им. Н.А. Добролюбова. Специальность: 350800 – Документоведение и документационное обеспечение управления. Дисциплина: Документоведение.
УДК 651(075)
ББК 65.050.2
Д 63
Документоведение: Краткий конспект лекций / А.А. Городнова. – Н.Новгород: НГЛУ им. Н.А. Добролюбова, 2005. – 124 с.
Изложены основные термины и определения, используемые в работе с документами; содержится обзор нормативно-методической базы, регламентирующей работу с документами; приводятся практические рекомендации по составлению различных документов, по подготовке и оформлению делового письма в соответствии с современными требованиями.
Пособие предназначено для студентов НГЛУ, обучающихся по специальности “Документоведение и документационное обеспечение управления”.
Рецензент Е.Б. Абросимова, зам. заведующего вечерним отделением НГЛУ им. Н.А. Добролюбова
© Издательство ГОУ НГЛУ им. Н.А. Добролюбова, 2005
© Городнова А.А., 2005
ОГЛАВЛЕНИЕ
ПРЕДИСЛОВИЕ *
1. ВВЕДЕНИЕ В ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ *
1.1. Основные понятия и определения *
1.2. Способы документирования *
1.2.1. Текстовое документирование *
1.2.2. Техническое документирование *
2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЙ АНАЛИЗ ДОКУМЕНТА. КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ ПО ПРИЗНАКАМ *
2.1. Функциональный анализ документа *
3. СОВРЕМЕННОЕ ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ И НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ В ОБЛАСТИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА *
4. СТРУКТУРА ДОКУМЕНТА. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ *
4.1. Понятия “стандартизация” и “унификация” документов *
4.2. Требования к оформлению документов *
5. СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ. УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ. ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ ОСНОВНЫХ ВИДОВ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ *
5.1. Системы документации *
5.2. Организационно-правовые документы *
5.3. Распорядительные документы *
5.4. Информационно-справочные документы, их назначение и основные виды *
5.5. Работа с документацией по личному составу *
6. УНИФИКАЦИЯ ТЕКСТОВ. ЯЗЫК И СТИЛЬ ДОКУМЕНТОВ *
6.1. Язык служебных документов *
6.2. Особенности языка служебных документов *
7. АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА *
ЛИТЕРАТУРА *
Каждому человеку хотя бы несколько раз в течение его жизни приходится составлять документы, а работающие в управленческом аппарате постоянно имеют дело с документами: составляют и оформляют их, обрабатывают, хранят, находят по запросу и т.д.
В современных высокоразвитых странах огромную роль играет информация. Кто владеет информацией, тот и имеет успех - будь-то в производстве, науке, обучении и т.д.
Средством материализации информации, закрепления ее в пространстве и во времени является документ, оформленный по всем правилам и стандартам, принятым и унифицированным в современном делопроизводстве. Он же служит и средством ее передачи в процессе информационной коммуникации - важнейшей характеристики позитивного общественного бытия.
Составление, оформление документов и организация работы с ними регламентированы законодательными и нормативно-методическими актами, знание и выполнение которых обязательны для каждого, имеющего дело с документами.
Любое отклонение, всякая малейшая неточность в оформлении документа превращают его из подлинного, являющегося основой правовых действий, в подложный, не имеющий права на существование, потенциальную основу мошенничества или, как метко говорили на Руси, - "филькину грамоту".
Таким образом, документ является важнейшей составляющей жизни человека, деятельности любой организации, работы любого предприятия. Вот почему большое внимание уделяется в развитых гражданских обществах с высокой правовой культурой правильности и точности оформления документов, их соответствия принятым специальным стандартам, которые и изучает такая дисциплина, как документоведение.
Документоведение – это специфическое направление деятельности, которое занимается процессом документирования, т.е. составления, оформления документов и их обработкой и хранением. От того, насколько юридически грамотно будет составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения.
Организация и ведение документоведения требует профессиональных знаний и навыков, поэтому эту работу ведут специальные подразделения (службы делопроизводства), а в небольших организациях и фирмах – секретари-референты.
Самое внимательное и обстоятельное изучение документоведения - это гарантия от ошибок для любого гражданина, сотрудника, руководителя. Знание его не только избавит от простых проблем, связанных с неумением оформить документы в соответствии с требованиями, но и от самых серьезных потрясений - судебных разбирательств.
1. ВВЕДЕНИЕ В ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ
Согласно ГОСТу 1541-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” “делопроизводство - это совокупность работ по документированию деятельности учреждения и по организации документов в нем”.
Исходя из этого определения можно установить, что объект делопроизводства - оформление документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия (фирмы, организации); кроме того, это и организация документооборота в учреждении.
Однако необходимо определиться и с непосредственно предметной сферой такой области человеческой практики, как делопроизводство.
Предмет делопроизводства - правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия (фирмы, организации); надлежащая организация документооборота в учреждении согласно требованиям ГОСТа.
Цели изучения дисциплины “документоведение” заключаются в следующем: в овладении основами правильного оформления документов и надлежащей организацией документооборота в учреждении согласно требованиям ГОСТа механическим и электронным способами.
Задачи изучения курса:
Показать значение работы с документами в жизни общества.
Дать общие сведения об истории и организации служб документации, перспективах их развития и совершенствования.
Определить роль служб ДОУ (документационное обеспечение управления) в организации работы с документной информацией.
Дать необходимый объем знаний в вопросах экспертизы ценности документов.
Привить необходимые навыки в работе с делами, законченными делопроизводством, в их оформлении и порядке сдачи на архивное хранение.
1.1. Основные понятия и определения
Ресурсом, без которого невозможна деловая, управленческая, любая социально значимая деятельность, является информация. Важнейшей организационной формой представления информации является документированная информация. Наряду с традиционным бумажным документом все активнее используются документы электронные. Это ставит ряд проблем по классификации всего многообразия документов, используемых в социальной сфере и правоприменительной и нормотворческой практике, в т.ч. и терминологического характера.
Документирование формализует информацию по цели ее применения, при этом выделенной по содержанию информации придается определенная структурная форма ее представления. Системными характеристиками документа как объекта права являются определение функционально-целевых характеристик назначения документа, определение признаков его выделения из совокупности информации и способов фиксирования информации. Очевидно, что документированная информация, или документ, обладает как общими свойствами информации, так и специфическими характеристиками и признаками в зависимости от целевого назначения документа и области его применения. Под документом понимается письменный акт определенной формы - результат волевого действия любого лица, в котором выделенная по цели или назначению информация с реквизитами о событиях, состояниях, фактах, действиях и обстоятельствах, с которой связаны определенные правоотношения и/или юридические последствия и которая зафиксирована на материальном носителе в определенной организационной форме, структуре и формате, позволяющем человеку ее непосредственно или с помощью инструментально-технических или программно-аппаратных средств однозначно воспринимать и идентифицировать.
В литературе, в праве, нормотворческой и законодательной практике исследователи, законодатели, юристы и другие лица, затрагивая вопросы документационного обеспечения и документооборота, описывая или определяя форму тех или иных документов, как правило, формулируют специфические требования по внутренней структуре размещения содержательной информации и реквизитов. Следует отметить, форма документа складывается из физической формы и формата внешнего представления материального носителя, способа фиксации информации (внешняя форма) и формы представления данных и внутренней организационной структуры содержательной информации и реквизитов (внутренняя форма). Очевидно, что внешняя форма представления документа отражает собой его физически объективный и внешне воспринимаемый вид и ощущаемую форму (внешнее воспринимаемое состояние) как материального (или нематериального) объекта внешнего мира. Внутренняя организационная структура документа (его семантика) определяет форму и формат представления содержательной информации и реквизитов документа (логическая структура - разделы, связи, атрибуты и структура представления - страницы, строки, шрифты и т.д.). Все это, собственно, и позволяет однозначно воспринимать документ органами чувств человека и использовать его в правоотношениях, в документационном обеспечении управленческой и производственной деятельности, документообороте и правоприменительной практике. Очевидно также и то, что организация внутренней структуры документа строится с учетом того, что документ изготавливается человеком и для человека, т.е. потребителем содержательной информации документа является человек и его органы чувств, через которые человек воспринимает документ. Эти эргономические моменты в зависимости от целевого назначения выделяемой в документе информации и реквизитов также влияют на форму и формат документа.
Можно выделить следующие основные признаки документа, характеризующие его общее понятие.
Форма документа представляет единое сочетание физической формы материального носителя, способа фиксации и представления информационных данных или атрибутов (внешняя форма) и организационной формы структуры представления зафиксированной на материальном носителе информации (внутренняя форма).
Содержание документа заключает выделенную по определенной цели и/или назначению информацию с реквизитами, позволяющими ее отождествлять и идентифицировать с определенными субъектами, с наличием которой связаны определенные отношения или юридические последствия.
Волевой характер документа.
Таким образом, форму документа можно определить как совокупность содержательной информации и реквизитов, установленных в соответствии с целевой направленностью и характером правоотношений и расположенных в определенном порядке и формате на материальном носителе. Основные признаки документа, определяющие его родовое понятие, не только не исключают, но и предполагают дальнейшую классификацию отдельных видов документов. Разнообразие документов по форме и содержанию, специфика их применения как в общественных отношениях, так и отдельных отраслях права не дает возможности исходить при классификации только из одного какого-либо их признака. Поэтому мы полагаем, что в основу классификации документов следует положить как признаки, свойственные общему понятию документа, так и признаки, выявляющие особенности их применения в общественных отношениях и отдельных отраслях права. Такими признаками являются: целевое назначение; форма; характер правоотношений; субъектность; содержание; стадии изготовления; сроки действия; доказательственное значение.
Каждый работник аппарата управления должен знать определение понятия “документационное обеспечение управления” и других терминов, чтобы, работая с документацией, четко представлять данную сферу деятельности.
Делопроизводство (Документационное обеспечение управления (ДОУ) - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. В последние годы делопроизводство называют документационным обеспечением управления. В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 (ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Госстандарт России, 1998) они являются синонимами. Термин ДОУ возник в связи с совершенствованием организационно-технической основы делопроизводства, в связи с внедрением в сферу работы с документами средств вычислительной техники, современных информационных технологий сбора, обработки, хранения и использования информации.
Одними из основных элементов делопроизводства является документирование. Документирование - запись информации на бумаге или другом носителе. Оно осуществляется по правилам, установленным правовыми нормативными актами, и имеет юридическую силу.
Основные направления решения проблем, связанных с переработкой огромных объемов информации:
1) стремление привести к единообразию носители информации и порядок размещения на них информации;
2) ускорение процессов обработки и передачи информации;
3) минимизация затрат на поиск и хранение данных.
Первое направление реализуется путем стандартизации и унификации носителей информации и их элементов, а второе и третье - путем совершенствования процессов и развития средств обработки и передачи информации (рис.). Конечно же, унификация и стандартизация носителей информации и процедур их обработки также способствуют ускорению их обработки, поиска, обеспечению сохранности.
Направления решения проблем обработки информации
В результате документирования создается документ. Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Форма документа - установленная совокупность реквизитов, расположенных в определенной последовательности.
Реквизит документа — обязательный элемент, присущий определенному виду документа.
Постоянный реквизит документа — реквизит, наносимый при изготовлении бланка документа.
Переменный реквизит документа — реквизит, фиксируемый на бланке в процессе его заполнения.
Реквизит-признак — реквизит показателя в документе, являющийся качественной характеристикой описываемого объекта.
Реквизит-основание — реквизит показателя в документе, являющийся количественной характеристикой описываемого объекта.
Показатель в документе — совокупность реквизита-признака и реквизита-основания.
Бланк документа (бланк) — носитель информации с нанесенными на нем постоянными реквизитами.
Формуляр-образец документа — модель построения формы документа, присущая данной унифицированной системе документации и устанавливающая поля для записи реквизитов. Формуляры-образцы организационно-распорядительных документов (схемы размещения реквизитов) приведены в ГОСТ Р 6.30-2003.
Рабочее поле документа — часть документа, предназначенная для заполнения реквизитами.
Служебное поле документа - часть документа, предназначенная для закрепления документа в технических средствах и средствах хранения документов, а также для нанесения специальных изображений. На служебных полях делового письма размещают номера страниц, гриф ограничения доступа, гербы и эмблемы, отметку о постановке исполнения документа на, контроль.
Юридическая сила документа - это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
Подлинник - это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз.
Копия - повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой "копия"), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.
Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой "дубликат"), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.
Организация работы с документами включает организацию документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения. Организацию работы с документами иногда называют технологией работы с документами. Она включает: документооборот, регистрацию документов, контроль за сроками исполнения, номенклатуру дел, организацию текущего хранения документов, экспертизу ценности, оформление дел, подготовку и передачу документов в архив организации.
Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) — комплекс основных положений, определяющих и регламентирующих организацию документальных процессов на предприятиях, в организациях и учреждениях. На основе ЕГСД разработан нормативный документ - Единая государственная система документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ).
1.2.1. Текстовое документирование
Первым способом запечатления мысли явилось слово, которое передавало общее представление человека об окружающем мире. Однако слово, являясь средством передачи мысли, ограничено расстоянием и кратковременно. Поэтому уже в глубокой древности для передачи сообщений на расстояние применялся язык костров, барабанов (особенно характерный для индейцев Южной Америки, народов Африки) и иных сигнальных средств. Этот беспроволочный телеграф достигал высокой степени совершенства.
В глубокой древности появились и так называемые предметные письма, или символы. Например, на Суматре знаком дружбы была соль, знаком гнева, вражды – перец; у славянских народов поднесение хлеба и соли до сих пор означает знак приветствия и дружбы.
Для передачи информации использовались шнуры с узлами. Например, депеши племен Южной Америки – это “письма”, написанные узелками на веревочке. Ряды разноцветных шнурков (их число доходило до 200) привязывались к главной веревке. Все имело значение в этом письме: цвет шнурков, число узлов, их форма, расстояние друг от друга. Точно прочитать такое послание довольно сложно – это могли сделать лишь люди, владевшие “грамотой”.
Письменность как средство закрепления информации появилась в искусстве и была обусловлена эстетическими потребностями человека.
Происхождение и развитие письма – один из сложнейших вопросов культуры. Письмо прошло несколько ступеней развития.
Первая ступень – пиктографическое письмо (картинно-синтетическое, 8-6 тыс.лет до н.э.), для которого характерны обобщенность, передача сообщения, графически не расчлененного на отдельные слова. Источник формирования пиктограмм – первобытное искусство, развившееся в период, когда первобытные рисунки стали использоваться как средства не только познания мира, но и коммуникации, т.е. передачи каких-либо сообщений и закрепления их во времени. С помощью пиктограмм записаны целые поэмы.
Языком рисунков пользовались многие народы нашей страны, не имевшие письменности. Материалом для пиктографического письма служили камни, кость, кора, береста, кожа и т.д.
Однако информацию, написанную пиктограммой, можно лишь толковать, понимая ее общий смысл. В настоящее время пиктограммами являются изображение товаров на вывесках магазинов и мастерских, условные знаки на погонах, гербах и т.д.
Вторая ступень – идеографическое (логографическое) письмо, в котором отдельные знаки уже передают слова.. Письмо, передающее звуковую речь, появляется при зарождении классового общества. Его первые образцы дают нам древние цивилизации Египта и Двуречья.
В логографическом письме для сообщений о конкретных предметах по-прежнему использовали рисунки, а для передачи общих понятий применялись слова со сходным звучанием.
Логографические знаки используются и в настоящее время (знаки доллара, фунта стерлинга и т.д.). Достоинством логографического письма является его компактность, так как знак – это целое слово, а его недостатки – это трудность передачи абстрактных понятий и имен, многознаковость, консервативность.
Третья ступень – слоговое письмо, в котором каждый знак равен слогу (ассиро-вавилонская, урартская письменность, письмо майя, корейская, японская письменность, индейское слоговое письмо).
Письменность, построенная на слоговой основе, имеет от 35 до 300 знаков. Древнейшие слоговые знаки возникли из логограмм во II тысячелетии до н.э. в шумерском письме.
Четвертая ступень – буквенно-звуковое письмо, родившееся на основе слогового во II тысячелетии до н.э. Появление буквенно-звукового письма имело огромное значение для эволюции мировой культуры.
Алфавит впервые зародился в среде семитских народов более 3,5 тыс. лет назад (примерно в XVI в. до н.э.).
Древние греки переняли у семитских народов алфавит. Древнегреческий алфавит явился основой латинского алфавита, которым сегодня пользуется большинство народов мира, и кириллицы, появившейся несколько позже, на котором основывается современная русская азбука.
С изобретением пишущей машинки развивается машинопись как способ текстового документирования. Машинопись быстро вытеснила ручные способы письма при окончательном оформлении документа и копировании. Однако и в настоящее время ручное текстовое документирование остается распространенным способом первоначального составления документа.
Так как человек говорит в 5-6 раз быстрее чем пишет, издавна у разных народов появилась естественная потребность ускорить запись речи, упростив письмо. Так возникла стенография – скоростное письма, основанное на применении специальных систем знаков и сокращений слов и словосочетаний, по быстроте в несколько раз превосходящее обычное письмо. Скорость стенографической записи составляет 120 слов и более в минуту.
С 1933 г. и до настоящего времени в России используется Государственная единая система стенографии (ГЕСС, курсивная, морфологическая), основанная на стенографии, разработанной доктором физико-математических наук Н.Н.Соколовым.
1.2.2. Техническое документирование
Техническое документирование является способом запечатления технической мысли. Технические документы – обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства.
Возникновение технической документации относится к глубокой древности и обусловлено развитием техники и изменениями в организации производства. Еще в рабовладельческих государствах все крупные сооружения строились на основе технической документации. В Русском государстве наиболее ранние технические данные о способах строительства и технологии производственных процессов можно найти в житиях и летописях. В XVI-XVII вв. техническая документация возникает в приказах, деятельность которых связана со строительными работами и эксплуатацией мануфактур. С развитием производства происходит рост технической документации. В соответствии с производственным назначением технические документальные материалы классифицируются следующим образом:
1) результат записи информации о средствах производства – проектно-конструкторские документы, отвечающие на вопрос, что представляет собой предмет промышленного производства (изделие) или объект капитального строительства;
2) запись информации о процессах труда – документация, отвечающая на вопрос, как изготовить изделие или построить объект капитального строительства;
3) фиксация природы, т.е. документация, связанная с геодезией, картографией, гидрометеослужбой и т.д.;
4) запись информации о процессах, возникающих в сфере обращения и обслуживания, - документы, фиксирующие некоторые юридические нормы и способствующие использованию технических средств.
Перечисленная документация может представлять собой чертежи, рисунки, расчеты, технические описания, графики, технологические карты, картографические материалы, проектные документы и др.
2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЙ АНАЛИЗ ДОКУМЕНТА. КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ ПО ПРИЗНАКАМ
2.1. Функциональный анализ документа
Все официальные документы имеют общие и специальные функции.
Общие функции официальных документов:
информационная (документ создают для хранения информации);
социальная (документ является социально значимым объектом, так как связан с определенной социальной потребностью);
коммуникативная (документ выступает средством связи между организациями и другими общественными структурами);
культурная (документ закрепляет и передает культурные традиции, в частности, уровень научного и технического развития общества).
Специальные функции документов:
управленческая (документ является инструментом управления, поскольку специально создан для этой цели; примером могут служить плановые, отчетные, организационно-распорядительные и др. документы);
правовая (документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе; примером являются законодательные и правовые нормативные акты, документы, приобретающие на время правовую функцию);
историческая (документ - это источник исторических сведений о развитии общества после выполнения своих оперативных функций, чему помогает его поступление на хранение в архив).
Официальные документы подразделяются на:
управленческие;
научные;
технические;
технологические;
производственные и др.
2.2. Виды документов и их классификация
Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая - это документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятий. Вторая группа - документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.
Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными:
по месту составления: внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);
по содержанию: простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);
по форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;
по срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;
по происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;
по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты;
по средствам фиксации: письменные, графические, фото-кинодокументы и т.д.
3. СОВРЕМЕННОЕ ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ И
НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ В ОБЛАСТИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Нормативно-правовую базу делопроизводства в современной России составляет совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения документов, а также регулирующих работу служб делопроизводства организаций, предприятий и их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.
Нормативно-методическую базу, регулирующую документирование деятельности организаций, условно можно разделить на четыре группы.
Первая группа. Федеральные нормативные акты: Конституция Российской Федерации; Трудовой кодекс Российской Федерации; Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях; Гражданский кодекс Российской Федерации. Части 1 и 2; Основы законодательства Российской Федерации о нотариате; “О государственной тайне”, “Об информации, информатизации и защите информации” и др.
Конституция Российской Федерации является главным документом государства и имеет высшую юридическую силу.
Статья 90 Конституции РФ целиком посвящена документированию деятельности Президента РФ:
Президент РФ издает указы и распоряжения.
Указы и распоряжения Президента РФ обязательны для исполнения на всей территории РФ.
Указы и распоряжения Президента РФ не должны
противоречить Конституции РФ и Федеральным за
конам.
Статья 115. Правительство Российской Федерации издает постановления и распоряжения.
Таким образом, в Конституции РФ видна соподчиненность основных видов документов: законов, указов Президента и постановлений Правительства РФ.
Закон Российской Федерации “Об информации, информатизации и защите информации” № 24-ФЗ от 20 февраля 1995 г., который является базовым законом информационного законодательства, установил обязательность документирования информации, определил ряд терминов (информация, документированная информация, конфиденциальная информация и ряд других), обязал предприятия и организации всех форм собственности предоставлять соответствующую требуемую информацию государственным органам.
Федеральный закон РФ “Об участии в международном информационном обмене” № 85-ФЗ от 4 июля 1996 г. содержит условия для эффективного участия России в международном информационном обмене в рамках единого мирового информационного пространства. Закон определяет объекты международного информационного обмена:
документированная информация;
информационные ресурсы;
информационные продукты;
средства международного информационного обмена.
В законе также закреплены и субъекты международного информационного обмена:
Российская Федерация;
субъекты Российской Федерации;
органы государственной власти и местного самоуправления;
физические и юридические лица.
Закон устанавливает право собственности на информационные продукты и средства международного информационного обмена, вводит ограничения на вывоз документированной информации.
Федеральный закон РФ “Об электронной цифровой подписи” № 1-ФЗ от 10 января 2002 г. устанавливает правовые основы использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Сфера применения этого закона распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок, но не распространяется на отношения, возникающие при использовании иных аналогов собственноручной подписи.
Закон Российской Федерации “О государственной тайне” № 5485-1 от 21 июля 1993 г. (в редакции от 6 октября 1997 г.) регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности Российской Федерации.
Закон устанавливает полномочия государственных органов и должностных лиц, призванных обеспечить сохранение и защиту государственной тайны, перечень сведений, составляющих государственную тайну, порядок засекречивания и рассекречивания сведений и их носителей, контроль и надзор за обеспечением государственной тайны и др.
К государственной тайне закон относит защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации.
Закон Российской Федерации “О языках народов Российской Федерации” № 1807-1 от 25 октября 1991 г. (в редакции от 24 июля 1998 г.) регулирует вопросы использования государственного языка в работе государственных органов, организаций, предприятий и учреждений, в официальном делопроизводстве, в судебной практике, в коммерческой деятельности, в международных отношениях.
В соответствии с законом официальное делопроизводство может вестись на государственном языке Российской Федерации — русском, государственных языках республик и иных языках народов Российской Федерации, определяемом законодательством республик. Официальная переписка между государственными органами, организациями с адресатами в Российской Федерации должна вестись на русском языке.
Документы, удостоверяющие личность, записи актов гражданского состояния, трудовые книжки, документы об образовании, военные билеты на территории республик, установивших свой национальный язык в качестве второго государственного языка, оформляются наряду с русским языком на государственном языке республики.
Федеральный Конституционный Закон “О государственном гербе Российской Федерации” от 20 декабря 2000 г. устанавливает Государственный герб Российской Федерации, его описание и порядок официального использования.
Закон устанавливает изображение герба Российской Федерации в многоцветном, одноцветном вариантах, а также без геральдического щита, только в виде главной фигуры - двуглавого орла с атрибутами.
Кроме того, Государственный герб Российской Федерации воспроизводится на документах, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации, а также на иных документах общегосударственного образца, выдаваемых федеральными органами государственной власти.
Федеральный закон РФ “О техническом регулировании” № 184-ФЗ от 27 декабря 2002 г. был введен вместо ранее существовавшего закона “О стандартизации” № 5154-1 от 10 июня 1993 г., который был отменен с 1 июля 2003 г. В новом законе “О техническом регулировании” изменилась трактовка понятия “стандарт”. Если раньше под стандартом понимался нормативный документ, то теперь в законе закреплен принцип добровольного применения стандартов. В законе стандарт определяется как документ, в котором в целях добровольного многократного использования устанавливаются характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, храпения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг.
В Федеральном законе “О техническом регулировании” на смену государственным стандартам пришли национальные стандарты. Новым принципиальным положением является то, что разработчиком национального стандарта может быть любое лицо. Эта практика уже имеет положительный опыт в развитых странах.
Гражданский кодекс Российской Федерации (ГК РФ) установил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. В ряде статей ГК РФ (ст. 52, 184, 185) установлены требования к содержанию устава и учредительного договора, на основании которого действуют юридические лица.
Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ), принятый Государственной Думой 21 декабря 2001 г., действующий с 1 февраля 2002 года (Российская газета, 20001, 31 декабря), оговаривает комплекс организационно-кадровых документов, обязательных к применению, в том числе коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, трудовой договор, трудовая книжка, приказы по личному составу, связанные с движением кадров от приема на работу до высвобождения (увольнения) работников, и ряд других норм по документированию трудовых отношений работника и работодателя.
Уголовный Кодекс РФ регулирует отношения между работником организации и государством. В нем установлена уголовная ответственность за тот или иной вид нарушения в сфере документирования. В частности, в нем установлено:
за нарушение тайны переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных и иных сообщений граждан - штраф от 50 до 100 мин. окладов или исправительные работы сроком на 1 год;
за отказ должностного лица в предоставлении собранных документов и материалов, непосредственно затрагивающих права и свободы гражданина - штраф 200-500 мин. окладов;
за незаконное использование товарного знака - от 200 до 400 мин. окладов;
за утрату документов, содержащих государственную тайну - ограничение свободы на срок до трех лет;
за приобретение и сбыт официальных документов - штраф от 100 до 200 мин. окладов;
за похищение или повреждение документов, штампов предприятия - от 200 до 500 мин. окладов;
за подделку удостоверения должностного лица - ограничение свободы на срок до трех лет.
Вторая группа. Нормативно-методические материалы по классификации и стандартизации документации, архивному делу, по делопроизводству, по труду, по учету, по кадрам и др.
Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления (ГСДОУ), утвержденные приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33, а затем дополненные Главархивом СССР в 1991 году (ГСДОУ. – М.: Главархив СССР, 1991). Государственная система документационного обеспечения управления является основным общегосударственным нормативно-методическим документом по организации делопроизводства. Она была разработана взамен Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), утвержденной Главным архивным управлением при Совете Министров СССР в 1974 году.
Основные положения ГСДОУ представляют собой совокупность норм и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами. В основных положениях ГСДОУ определяются задачи и функции служб документационного обеспечения в организациях, их примерная структура; порядок подготовки и оформления документов; все этапы работы с ними: доставка, первичная обработка, регистрация, контроль исполнения, информационно-справочная работа, оперативное хранение; подготовка документов для сдачи в архив; организация хранения документов. В отличие от ранее действовавшей Единой государственной системы делопроизводства, в Основных положениях ГСДОУ встречаются качественно новые термины. “Машиночитаемый документ” - это документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нем информации, основными носителями которой являются перфокарты, перфоленты и магнитные ленты; “машинограмма” - документ на бумажном носителе, созданный средствами вычислительной техники в письменной форме и оформленный в установленном порядке.
В ближайшие годы планируется разработка новой редакции ГСДОУ как системы норм, требований, положений, регламентирующих основные правила работы с документами на предприятиях и в организациях. Принципиальное отличие будущей системы состоит в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного документирования и документооборота на базе новых информационных технологий (современные текстовые редакторы, электронная почта, автоматизированная номенклатура дел и т.д.).
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (Утверждена Приказом Федеральной архивной службой России № 68 от 27 ноября 2000 г., зарегистрированна Министерством юстиции Российской Федерации 26 декабря 2000 г. № 2508). Эта инструкция является новой редакцией “Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации”. Целями новой Типовой инструкции являются: установление общих требований к функционированию служб документационного обеспечения управления, документирование управленческой деятельности и организация работы с документами в федеральных органах исполнительной власти. В ней расписана процедура регистрации документов, построение поисковых систем для справочной работы, организация контроля исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел, формирование дел, составление описей, оперативное хранение дел и передача их на архивное хранение. По сути, она отражает практически все вопросы организации делопроизводства. И хотя она предназначена в первую очередь для федеральных органов исполнительной власти, ею могут воспользоваться, и найдут много полезного для себя службы документационного обеспечения управления организаций любых форм собственности. Она может быть положена в основу при разработке инструкции по делопроизводству конкретной организации.
Основные правила работы ведомственных архивов (Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах. – М.: Государственная архивная служба России, 1993). Правила условно состоят из двух частей: в первой детально освещены делопроизводственные вопросы (номенклатура дел, порядок формирования дел в делопроизводстве, проведение экспертизы ценности документов, порядок выделения документов к уничтожению, подготовка и передача дел в архив); во второй подробно раскрывается работа с документами в архиве.
Основные правила работы архивов организаций, разработанные Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела, одобренные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. — это нормативно-методический документ, определяющий порядок работы с различными видами документов в архивах организаций на современном этапе, включая электронные документы.
Государственная система стандартизации Российской Федерации, включающая ГОСТ Р 1.0-92, ГОСТ Р 1.2-92, ГОСТ Р 1.4-93 и др. Одновременно с вступлением в силу Федерального закона “О техническом регулировании” введен в действие ГОСТ Р 1.5-2002 “Государственная система стандартизации Российской Федерации. Стандарты. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению”.
В нормативных документах по стандартизации закреплены требования к построению, изложению и оформлению различных видов документации, проведению унификации документов и применению унифицированных систем документации, автоматизации информационных процессов в сфере управления, техническим средствам обработки информации.
Государственный стандарт Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” (М.: Изд-во стандартов, 1998).
ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”, разработанный Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России, принят и введен в действие постановлением Госстандарта России № 65-ст от 3 марта 2003 года.
Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации: постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, включенные в ОК 1-93 “Общероссийский классификатор управленческой документации” (класс 0200000). Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Общероссийские классификаторы - нормативные документы, распределяющие технико-экономическую и социальную информацию в соответствии с ее классификацией (классами, группами, видами) и являющиеся обязательными для применения при создании государственных информационных систем и информационных ресурсов в межведомственном обмене информацией. Порядок разработки, принятия, введения в действие и применения общероссийских классификаторов в социально-экономической области устанавливается Правительством Российской Федерации. Согласно закону “О техническом регулировании” могут создаваться отраслевые (ведомственные) классификаторы технико-экономической и социальной информации, а также классификаторы указанной информации, используемые группой организаций, занимающихся аналогичными видами деятельности, или одной организацией.
Основой для систематизации унифицированных форм документов в информационно-поисковых системах служит Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта России № 299 от 30 января 1993 г. На документе должен проставляться код по ОКУД. Вновь разработанные унифицированные формы документов подлежат регистрации путем включения в ОКУД.
Унифицированные системы документации (УСД) - это совокупность взаимосвязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах экономической деятельности, нормативно-методических документов по их разработке, ведению и применению.
Одной из унифицированных систем документации является Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД), Всего в Общероссийский классификатор управленческой документации включено 9 общероссийских унифицированных систем документации.
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М.: Росархив, 2000). Это основной нормативный документ общего действия, на основе которого определяются сроки хранения документов. В него включены документы, образующиеся при документировании однотипных управленческих функций, выполняемых различными учреждениями в процессе своей деятельности. Перечень является основным нормативным документом, устанавливающим сроки хранения при отборе документов на хранение или уничтожение.
Нормативные документы по труду и охране труда являются основанием для определения затрат времени на выполнение конкретных работ по делопроизводству, расчета численности работников, объемов выполняемых ими заданий, создание благоприятных условий труда. Нормы времени распространяются на все виды работ, включенные в Государственную систему документационного обеспечения управления.
Госстандартом России, Министерством труда и социального развития, Государственным комитетом по статистике, Федеральной архивной службой России и другими министерствами и ведомствами разработан целый ряд государственных стандартов, нормативно-методических документов, прямо или косвенно касающихся организации документационного обеспечения управления персоналом, разработки и оформления конкретных видов и форм документов. В их числе: Общероссийские классификаторы: профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР); информации о населении (ОКИН); специальностей по образованию (ОКСО); управленческой документации (ОКУД); предприятий и организаций (ОКПО); информации по социальной защите населения (ОКИСЗН); органов государственной власти и управления (ОКОГУ); объектов административно-территориального деления (ОКАТО); специальностей высшей научной квалификации (ОКСВНК).
Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров.
Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях.
Типовые правила внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений и организаций (Утверждены Государственным комитетом СССР по труду и социальным вопросам по согласованию с ВЦСПС (постановление от 20.07.1984 года № 213).
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (М.: Минтруд России, 2000). Справочник предназначен для закрепления квалификационных характеристик к общеотраслевым должностям предприятий. Квалификационные характеристики используются для разработки должностных инструкций работников структурных подразделений организации, в том числе и отдела кадров.
Третья группа. Литература по делопроизводству, по кадрам, документированию трудовой деятельности работников, по трудовому праву и др. (см. список литературы). Литература по этим вопросам достаточно разнообразна и включает как общие вопросы организации и функционирования служб делопроизводства, работы с документацией, так и отдельные участки работы с документами (учет кадров, ведение личных дел и трудовых книжек и т.д.).
Четвертую группу составляют нормативные документы самих организаций, которые в той или иной степени включают как общие нормативные положения, извлеченные из федеральных и ведомственных нормативных и методических документов, так и специфические положения, применяемые в организациях.
К таким документам прежде всего относятся положение о службе делопроизводства и должностные инструкции работников службы делопроизводства.
В каком бы состоянии нормативно-методическая база ни существовала, она является основой составления документов и непосредственно воздействует на состав и содержание документации, создаваемой в организации.
4. СТРУКТУРА ДОКУМЕНТА. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
4.1. Понятия “стандартизация” и “унификация” документов
В процессе создания унифицированных систем документации (УСД) выработалось понимание унификации как приведения документов к единообразию в соответствии с выработанными критериями их качества. Исходя из этого унификацию можно представить как метод преобразования документов и как деятельность, основанную на этом методе.
Некоторые исследователи рассматривают унификацию как метод стандартизации, другие – как метод совершенствования документации, третьи – как самостоятельную деятельность. Задача унификации – преобразование документов.
Унификация основана на свойстве, присущем объекту документоведения – официальному документу, - стремлении к единообразию. В отличие от документов литературы, средств массовой информации, писем, главная ценность которых – оригинальность текста, отсутствие штампов, официальный документ тем совершеннее, чем ближе к норме, образцу, т.е. чем более он унифицирован.
Объектом унификации принято считать документы и системы документации. Однако унификация неизбежно затрагивает вопросы их функционирования и приемы работы с ними. Следовательно, объектом унификации можно считать документационное обеспечение управления (ДОУ) в целом.
Роль унификации не исчерпывается созданием унифицированных документов и систем документации. Ее целью является и разработка нормативных и методических материалов (ЕГСД, стандартов, инструкций и т.д.). Можно сказать, что любое начинание в области усовершенствования делопроизводства имеет в своей основе унификацию.
При подсчете экономической эффективности следует учитывать потери времени на адаптацию работников к новым условиям труда. С этой целью проводится обучение сотрудников и экспериментальное использование форм документов для преодоления психологического бартера при их внедрении.
Унифицированный документ — документ, созданный в рамках унифицированной системы документов по принятым для этой системы правилам, стандартам, оформленный в установленном порядке, зарегистрированный в рамках унифицированной системы и имеющий статус обязательного применения при осуществлении данного вида деятельности.
Стандартизация — процесс установления и применения правил с целью упорядочений деятельности в данной области на пользу и при участии всех заинтересованных сторон, в частности для достижения всеобщей оптимальной экономии при обеспечении надежного и безопасного функционирования. Стандартизация, например, терминов и определений в сфере делопроизводства позволила предоставить специалистам возможность использовать как бы единые язык и лексику, обеспечить точное понимание друг друга.
4.2. Требования к оформлению документов
Существуют единые требования и правила оформления документов управления независимо от того, как ведется делопроизводство в организации: традиционным способом или на основе современной информационной технологи.
Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:
юридическую силу документов;
качественное и своевременное составление и исполнение документов;
организацию оперативного поиска документов.
Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи), которые называют реквизитами.
Каждый вид документа (приказ, письмо, акт) имеет определенный набор реквизитов. Расположение реквизитов на документе и правила их оформления установлены государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”. Стандарт имеет многоаспектное применение. Основное его использование – в организациях всех форм собственности в качестве основы при разработке инструкций, правил или стандартов по документационному обеспечению управленческой деятельности.
Стандарт используется также в учебном процессе практически во всех учебных заведениях, так или иначе связанных с управлением, бизнесом, информацией и др., как на среднем уровне, так и на уровне высшего управленческого состава и структур повышения квалификации.
Стандарт на оформление организационно-распорядительных документов используется также разработчиками автоматизированных систем документационного обеспечения управления как внутриорганизационных, так и при межведомственном информационном обмене.
Реквизиты документов
При подготовке документов используются следующие реквизиты:
01 – Государственный герб Российской Федерации;
02 – герб субъекта Российской Федерации;
03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 – код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 – код формы документа;
08 – наименование организации;
09 – справочные данные об организации;
10 – наименование вида документа;
11 – дата документа;
12 – регистрационный номер документа;
13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 – место составления или издания документа;
15 – адресат;
16 – гриф утверждения документа;
17 – резолюция;
18 – заголовок к тексту;
19 – отметка о контроле;
20 – текст документа;
21 – отметка о наличии приложения;
22 – подпись;
23 – гриф согласования документа;
24 – визы согласования документа;
25 – оттиск печати;
26 – отметка о заверении копии;
27 – отметка об исполнителе;
28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 – отметка о поступлении документа в организацию;
30 – идентификатор электронной копии документа.
Реквизит 01. Государственный герб Российской Федерации в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 № 2-ФКЗ “О Государственном гербе Российской Федерации” воспроизводится на бланках:
Президента Российской Федерации;
Палат Федерального собрания;
Правительства Российской Федерации;
Конституционного Суда Российской Федерации;
Верховного Суда Российской Федерации;
Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;
Прокуратуры Российской Федерации;
Центрального банка Российской Федерации;
Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации;
Счетной палаты Российской Федерации;
Межведомственной комиссии по защите государственной тайны;
дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за границей;
центральных органов федеральной исполнительной власти;
иных органов государственной власти.
Реквизит 02. Герб субъекта Российской Федерации размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Использование герба регламентируется соответствующими правовыми актами субъектов Федерации.
Реквизит 03. Эмблема организации или товарный знак (или иные знаки обслуживания) (далее – эмблема) используется в соответствии с Законом РФ от 23.09.92г. № 3520-1 “О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров”.
Зарегистрированное согласно установленному порядку изображение эмблемы или логотипа помещают на бланках организаций на основании учредительных документов (устава, положения).
Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.
Реквизит 04. Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
Код организации – автора документа (автор документа – юридическое лицо, создавшее документ) служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа.
Реквизит 05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Реквизит 06. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Реквизит 07. Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код проставляется в том случае, если форма документа включена в ОКУД. В других случаях может проставляться код формы по локальному классификатору.
Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи, избежания возможных ошибок и является элементом идентификации документа.
В ОКУД представлены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в унифицированные системы:
организационно-распорядительной документации;
банковской документации;
финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
отчетно-статистической документации;
учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
документации по труду;
документации Пенсионного фонда Российской Федерации;
внешнеторговой документации.
Реквизит 08. Наименование организации является собирательным обозначением автора документа. Автором могут быть организации, ее структурное подразделение, должностное лицо.
Наименование организации должно строго соответствовать тому наименованию, которое закреплено в ее учредительных документах.
Над наименованием организации указывают сокращенное или полное (в случае отсутствия сокращенного) наименование вышестоящей организации, если она имеется.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, если оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещают ниже полного в скобках или за ним.
Наименование организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках – русском и национальном. Наименование на русском языке рекомендуется размещать слева, а на национальном – справа или ниже.
Наименование на иностранном языке воспроизводят на бланке в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Наименование на иностранном языке располагают ниже (или справа) наименования на русском языке, если бланк изготовлен на двух языках.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
Если документ составляется совместно двумя и более организациями, то он может составляться не на бланках. В этом случае наименования организаций и другие реквизиты печатаются на чистом листе бумаги.
Реквизит 09. Справочные данные об организации содержат сведения, необходимые организации для коммуникации. Они включают: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты, сайта в Интернете и др.). почтовый адрес – это адрес фактического расположения организации. Почтовый адрес указывается в порядке, предусмотренном действующими правилами оказания услуг почтовой связи: название улицы, номер дома, город, код. Например:
Б.Печерская ул.,д.25/12, Нижний Новгород, 603155.
Реквизит 10. Наименование вида документа должно соответствовать табелю форм документов, применяемых в организации в соответствии с уставом (положением об организации). В табель включаются виды документов, включенные в ОКУД (класс 0200000), и иные виды, используемые организацией в соответствии с ее организационно-правовой формой, ее задачами и видами деятельности.
В бланке письма наименование вида документа не указывается.
Реквизит 11. Дата документа – обязательный реквизит, содержащий указание на время его создания и/или подписания, утверждения, принятия решения (далее – подписания). На документе проставляются и другие даты: согласования, поступления, резолюции и т.п.; правила их оформления во всех случаях аналогичны.
Если документ издают две и более организаций, то он должен иметь одну (единую) дату.
Дату проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании. При подготовке проекта документа обычно печатается только обозначение месяца и года, а число проставляется от руки должностным лицом непосредственно при подписании документа.
Для документов, фиксирующих решения, принимаемые коллегиально (протокол, акт и др.), датой является дата принятия решения, а не подписания. В этом случае дата печатается на документе при его подготовке.
Стандартом установлены два способа написания даты: цифровой и словесно-цифровой.
14.10.2003 или 14 октября 2003 г.
ГОСТ впервые (п.311) узаконил проставление нуля перед цифрой, обозначающей день месяца в словесно-цифровой форме датирования.
Проставление нуля в данном случае является во всех случаях обязательным, так как затрудняет подделку документа.
В международных стандартах рекомендуется цифровой способ датирования в следующей последовательности: год, месяц, число: 2003.10.14. Данный ГОСТ допускает датирование в соответствии с международными стандартами, однако в нем не оговариваются конкретные случаи применения такого датирования.
Место проставления даты на документе зависит от наличия бланка и вида документа.
Реквизит 12. Регистрационный номер документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Регистрация документа заключается в записи необходимых сведений о документе в регистрационные формы, присвоении документу соответствующего регистрационного номера и проставлении его непосредственно на документе.
Регистрации подлежат все создающиеся в организации документы и поступающие от других организаций и частных лиц.
Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в документальный фонд организации и находится под ее контролем и ответственностью.
Структура регистрационного номера зависит от вида документа, типа действующей в организации системы делопроизводства, наличия классификаторов информации или ориентации на общероссийские классификаторы. В его состав обязательно входит порядковый номер регистрации, который может дополняться по усмотрению организации индексом дела, в которое будет подшит документ, кодом документа по тематическому классификатору, если он применяется в организации, кодом автора, корреспондента и др.
Место проставления регистрационного номера определяется в бланке и зависит от вида документа.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров каждой из этих организаций, проставляемых отдельно или через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Реквизит 13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (далее – ссылка на номер) используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (преимущественно в ответных письмах, заключениях по поручениям и т.п.). Сведения в этот реквизит переносятся с поступившего документа.
Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания регистрационного номера и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной, справочной информации.
Реквизит 14. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам “Наименование организации” и “Справочные данные об организации”. Данный реквизит указывается для исключения ошибок в местонахождении организации; он может проставляться во всех документах, кроме письма, в котором эти сведения помещаются в реквизите “Справочные данные об организации”.
Место издания в документе не указывается, если оно включено в состав наименования организации, например: Государственный университет – Высшая школа экономики.
Данный реквизит указывают в соответствии с учетом действующего административно-территориального деления и общепринятых географических сокращений.
Для юридического лица местом издания документа будет место его нахождения, которое определяется местом его государственной регистрации и фактическим адресом.
В документе, автором которого является филиал организации, указывается место нахождения последнего.
Реквизит 15. Адресат рассматривается как совокупность точной и полной информации, на основании которой документ может быть доставлен адресату точно и без неоправданных затрат времени и труда.
Документ адресуется организациям, структурным подразделениям организации, должностным лицам, физическим лицам.
При адресовании наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:
Росархив
Отдел информатизации
При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
Генеральному директору
ЗАО “ЗМЗ”
В.Н.Клочаю
или
ОАО “ГАЗ”
Директору по качеству С.В.Шидловской
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
Администрации районов
Нижегородской области
Допускается центровать каждую строку реквизита Адресат по отношению к самой длинной строке, например:
Главному редактору
Биржевых изданий
В.В.Лапырину
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово “Копия” перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При количестве адресатов более четырех рекомендуется составлять список рассылки документа.
Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых постоянным корреспондентам (в этом случае в организации целесообразно применять списки рассылки и конверты с заранее напечатанными адресами).
Составные части почтового адреса указывают в последовательности, установленной действующими Правилами оказания услуг почтовой связи. В соответствии с ними определен следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и других почтовых отправлениях (это положение распространяется на написание почтового адреса в документе в реквизитах: “Справочные данные об организации”, “Адресат”):
наименование адресата (для граждан – фамилия, имя, отчество);
название улицы, номер дома, номер квартиры;
название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
название района;
название республики, края, области, автономного округа (области);
название страны (для международных почтовых отправлений);
почтовый индекс.
В такой же последовательности производится написание адреса отправителя на конверте.
Почтовый адрес корреспондента пишется в нижней правой части почтового конверта, почтовой карточки или оболочки почтового отправления, а адрес отправителя – в левом верхнем углу.
Если письмо адресуется организации, в реквизите “Адресат” указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Нижегородский филиал
Государственного университета –
Высшей школы экономики
Б.Печерская ул., д. 25/12, Нижний Новгород, 603155
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Сидорову Ю.П.
ул.Речная, д. 6, корп. 4, кв. 17,
г. Дзержинск,
Нижегородская обл., 603126
Реквизит 16. Гриф утверждения документа - реквизит документа, указывающий нормативный или правовой характер его содержания или требующий правовой санкции.
Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ЗАО “Металлургия”
Личная подпись Г.С.Жеглов
12.09.2003
Допускается в реквизите “Гриф утверждения документа” центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ЗАО “Электронные технологии”
Личная подпись Л.В.Кузнецов
12.03.2003
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом, гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:
УТВЕРЖДЕН
решением общего
Собрания акционеров
от 05.04.2003 № 14
или
УТВЕРЖДЕНО
приказом Росархива
от 07.06.2003 №94
Приказ об утверждении следует издавать в том случае, если в нем будет содержаться дополнительная информация о необходимых действиях.
Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется Табелем унифицированных форм документов или инструкцией по делопроизводству организации. Основанием для составления Перечня являются Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти , а также законодательные и ведомственные нормативные акты, устанавливающие процедуру утверждения тех или иных документов.
Утверждаемый документ должен иметь дату и подпись.
Как правило, утверждению подлежат акты, инструкции, нормативы, отчеты, планы, положения, уставы, сметы, штатные расписания, расценки и др.
Реквизит 17. Резолюция – реквизит документа, в котором руководителем организации или структурного подразделения указываются задания по исполнению данного документа (что сделать и как), срок исполнения и конкретные исполнители.
В резолюции определяются организации, подразделения или должностные лица, которым поручается выполнение задания, выработка предложений и др. Резолюция включает фамилию исполнителя (фамилии исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Срок исполнения обозначается датой, например:
Чернову В.Н.
Ивановой С.Н.
Прошу подготовить проект
контракта с ОАО “Глобус”
К 16.12.2003
Личная подпись
05.12.2003
При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение считается названный первым в резолюции. Указание остальных исполнителей выражает требование руководителя привлечь их к исполнению документа.
Формулировки резолюции должны четко определять суть задания, срок исполнения и форму представления результатов исполнения. Нецелесообразно применять резолюции типа “Прошу исполнить”, “К исполнению”, “Ю.Н.Петрову” или предварительные резолюции “Прошу переговорить”, “Прошу зайти ко мне”. Обязательно определение срока исполнения документа, который может быть типовым (определяемый в инструкции по делопроизводству) или индивидуальный (определяемый содержанием документа и трудоемкостью и сложностью задания).
Резолюция, как правило, пишется от руки соответствующим руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте.
Возможна подготовка резолюции помощником руководителя.
Допускается оформление резолюции на отдельном листе формата А6 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится; такой документ в практике делопроизводства называется поручением.
Резолюция в форме поручения подшивается в дело вместе с документом.
Реквизит 18. Заголовок к тексту – реквизит документа, выражающий краткое содержание текста, его основную смысловую нагрузку.
Наличие заголовка сокращает время прохождения документа при регистрации и исполнении, повышает качество информационно-поисковой системы. Точный заголовок позволяет работникам службы ДОУ, не вдаваясь в подробное изучение содержания документа, определить маршрут его движения в организации, верно определить рубрику справочной картотеки, т.е. получить необходимые сведения о местонахождении документа. Этот реквизит очень важен при использовании автоматизированных систем делопроизводства в процессе составления автоматизированной регистрационно-контрольной карточки.
Заголовок может отвечать на вопросы:
- о чем (о ком)?, например: “Приказ о создании ликвидационной комиссии”;
- чего (кого)?, например: “Должностная инструкция начальника отдела маркетинга”.
Заголовок содержит две основных части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например: “О подготовке проекта договора”. Заголовок составляет автор документа.
Для заголовка, особенно в письмах, рекомендуется использовать словесную конструкцию с предлогом “О” (“Об”) и отглагольным существительным, отвечающим на вопрос: о чем? Например: “Об изменении…”, “Об исполнении…”, “О выделении…”, “О пересмотре…” и т.п.
В сложных документах большого объема (отчеты, докладные записки) могут применяться подзаголовки.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок может не составляться.
Заголовок документа записывается при его регистрации в соответствующие регистрационные формы: журнал, карточку, базу данных.
Реквизит 19. Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обозначения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроках исполнения.
Существует два вида срока исполнения документа: типовой и индивидуальный:
типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, для группы типовых документов (например, для обращений граждан) срок исполнения типовых запросов и т.д.;
индивидуальный срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный поступившим документом, поручением или указанный в резолюции.
Контролю подлежат все документы, требующие исполнения.
В соответствии с ГОСТ отметка о контроле за исполнением проставляется на наиболее важных документах и обозначается буквой “К”, словом или штампом “Контроль”. Для наглядности этот реквизит может быть выделен цветом.
Реквизит 20. Текст документа выражает основное смысловое содержание управленческого действия, решения.
Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкеты, таблицы или сочетания этих форм.
Наиболее распространен в документах сплошной связный текст: он содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при подготовке уставов, положений, инструкций, правил, приказов, распоряжений, указаний, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, писем, справок, и т.д.
Связный текст в документе, как правило, состоит из двух частей. В первой, констатирующей части, указываются причины, основания, цели составления документа.
Во второй части документа излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть, например: приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма – просьбу без пояснения.
Реквизит 21. Отметка о наличии приложений к письму располагается ниже текста и может быть оформлена двумя способами.
Если приложение названо в тексте письма, то отметка о наличии приложения имеет вид:
Приложение: на 7 л. в 3 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, дается его наименование с указанием количества листов и количества экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами (без знака №):
Приложение: |
1. Положение об Отделе финансового контроля на 6 л. в 1 экз. 2. Правила подготовки и оформления документов Отдела финансового контроля на 8 л. в 2 экз. |
Если приложение в свою очередь также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом:
Приложение: письмо Банка России от 08.07.2003 №12-7/184 и приложения к нему, всего на 5 л.
Если приложения к письму сброшюрованы, то указывается только количество экземпляров одним из двух способов, в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет:
Приложение: в 2 экз.
или
Приложение: Техническое задание на разработку систем “Электронная канцелярия” в 2 экз.
Если документ направляется в несколько адресов, а приложение – только в один адрес, отметка о приложении о приложении имеет вид:
Приложение: на 4 л. в 3 экз. в первый адрес.
В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут “Приложение” с указанием порядкового номера, наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение № 4
к приказу ВНИИДАД
07.07.2003 № 31
Приложения могут быть пописаны исполнителем или руководителем структурного подразделения.
Реквизит 22. Подпись. В состав реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное, если на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:
документ оформлен не на бланке организации:
Президент Союза малых городов |
Личная подпись |
В.В.Щербаков |
документ оформлен на бланке:
Президент |
Личная подпись |
В.В. Щербаков |
При подписании документа несколькими должностными лицами организации их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Директор института Главный бухгалтер |
Личная подпись Личная подпись |
М.В. Ларин З.В. Марина |
Документы коллегиального органа подписываются председателем этого органа и секретарем, например:
Председатель Секретарь |
Личная подпись Личная подпись |
В.И. Кирсанов И.А. Курникова |
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии Члены комиссии |
Личная подпись Личная подпись Личная подпись Личная подпись |
А.И. Кириллов С.П. Комаров О.В. Громов А.Б. Городина |
При подписании документа несколькими лицами одного ранга их подписи располагают на одном уровне, например:
Заместитель директора по научной работе Личная подпись Н.И.Химина |
Заместитель директора по научной работе Личная подпись Э.А.Черных |
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии или указанием, что он временно исполняет обязанности должностного лица, например:
И.О. директора Заместитель директора |
Личная подпись Личная подпись |
В.С. Мишанов А.И. Шурыгин |
Документы подписываются должностными лицами в соответствии с распределением обязанностей.
При отсутствии на месте должностного лица, подпись которого заготовлена на проекте документа, он может быть подписан исполняющим обязанности или заместителем с обязательным указанием его должности и фамилии.
В целях исключения случайных подписей не допускается ставить предлог “За” или косую черту перед наименованием должности.
Заместитель руководителя может подписывать документы в отсутствие руководителя только по тем вопросам, которые входят в круг его компетенции.
Реквизит 23. Гриф согласования документа – реквизит документа, выражающий согласие другой организации (не автора) с содержанием документа.
Реквизит состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Директор ВНИИ документоведения
и архивного дела
Личная подпись М.В.Ларин
Дата
Если согласование осуществляют письмом, решением, актом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме:
СОГЛАСОВАНО
Решение заседания
Правления Российской
Государственной страховой
компании “Росгосстрах”
от 07.07.2003 №12
Гриф согласования может располагаться на отдельном листе согласования, в этом случае в документе перед подписью делается отметка: “Лист согласования прилагается”.
Реквизит 24. Визы согласования документа – реквизит документа, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации-автора документа с его содержанием.
Документ визируется в зависимости от характера и содержания документа исполнителем, заинтересованными должностными лицами, ответственными лицами юридической, финансовой и экономической служб, заместителем руководителя организации, курирующим данный вопрос, руководителем службы делопроизводства.
Виза включает подпись визирующего, расшифровку подписи )инициалы, фамилия) и дату; при необходимости – должность визирующего: например:
Руководитель юридического отдела
Личная подпись Т.И.Волкова
Дата
При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Личная подпись Т.И.Волкова
Дата
Визы проставляют на оборотной стороне последнего листа подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письма).
В наиболее важных многостраничных документах визируется каждый лист документа юридической службой или службой ДОУ.
Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.
Реквизит 25. Оттиск печати. Оттиски печати с изображением Государственного герба РФ, герба субъекта РФ, герба города, района РФ, а также печати организаций (с наименованием организаций), не имеющих право изображать государственную символику, ставятся на документах, требующих удостоверения подлинности подписи в соответствии с действующим законодательством или нормативным актом организации. Примерный перечень документов, на которые ставится оттиск печати: акты, договоры, доверенности, гарантийные письма, поручения, сметы, удостоверения, уставы и положения об организациях, штатные расписания, нормы и др.
Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы.
На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте. Как правило, это место нанесения печати обозначается символом М.П. без захвата наименования должности и подписи.
Реквизит 26. Отметка о заверении копии. При заверении соответствия копии письма (остающейся в организации) отправляемому подлиннику, отметку о заверении копии следует оформлять следующим образом: ниже реквизита “Подпись” проставляют заверительную надпись “Верно”, должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), дату заверения, например:
Подпись Верно Инспектор отдела кадров |
Личная подпись |
Н.В. Морозова |
Дата
Печати ставятся на копиях документах (включая ксерокопии) для удостоверения их соответствия подлинникам. При рассылке тиражированных документов (постановления, приказы, распоряжения, инструктивные письма и т.д.) они заверяются печатью службы ДОУ.
Реквизит 27. Отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.
Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона, например:
И.И.Иванов
34-43-34
или
Иванов Иван Иванович
34-43-34
Практика показывает, что целесообразно в этом реквизите указывать полностью фамилию, имя и отчество исполнителя.
Реквизит 28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа – краткие сведения об исполнении, слова “В дело”, номер дела, в котором будет храниться документ, подпись и дата, например:
Отправлен факс от 14.04.2003 №125
В дело №01-15
Личная подпись
14.04.2003
или
Издан приказ от 14.04.2003 №12
“О создании экспертной комиссии”
В дело №01-01
Личная подпись
14.04.2003
Реквизит 29. Отметка о поступлении документа в организацию проставляется от руки или в форме штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте.
Элементами данного реквизита являются: порядковый номер, дата поступления документа в организацию. При необходимости – часы и минуты.
Реквизит 30. Идентификатор электронной копии документа проставляется в момент подготовки документа и включает в себя данные, необходимые для поиска документа.
Реквизит может включать в себя имя файла, код оператора, дату изготовления, количество экземпляров, количество страниц документа.
Отметка может дополняться другими поисковыми данными в зависимости от особенностей информационных систем организации.
5. СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ. УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ.
ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ ОСНОВНЫХ
ВИДОВ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ
Совокупность взаимоувязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности, образует систему документации. На промышленных и производственных предприятиях существуют системы взаимоувязки таких документов, как планы, графики, чертежи, в банках - системы взаимоувязки платежных документов. Но независимо от таких специальных систем документации на всех российских предприятиях и организациях существует система организационно-распорядительной документации (СОРД). СОРД используется для решения организационно-распорядительных задач управления предприятием или организацией и включает следующие документы:
Организационные (устав, должностная инструкция, положение и т.п.);
Распорядительные (постановление, распоряжение, приказ);
Справочно-информационные (акт, анкета, заявление, справка).
Все они относятся к официальным документам, то есть созданным организацией или должностным лицом и оформленным в установленном порядке. Таким образом, каждый документ имеет своего автора.
Унифицированная система документации (УСД) — система документации, созданная на основе единых правил, требований, стандартов, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
На настоящий момент разработан ряд унифицированных систем документации:
унифицированная система плановой документации;
унифицированная система отчетно-статистической документации;
унифицированная система первичной учетной документации;
унифицированная система финансовой, первичной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений, организаций;
унифицированная система расчетно-денежной документации;
унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД);
унифицированная система документации по ценообразованию;
унифицированная система документации по материально-техническому снабжению и сбыту;
унифицированная система документации по торговле;
унифицированная система документации по внешней торговле;
унифицированная система проектной документации для строительства;
унифицированная система документации по изобретениям и открытиям;
унифицированная система документации по социальному обеспечению;
унифицированная система документации по труду и социальным вопросам;
унифицированная система документации по бытовому обслуживанию;
унифицированная система документации по оперативному планированию и управлению работой транспортного узла.
Особой группой документов, в которых зафиксирована техническая мысль, являются технические документы (графические и текстовые). Наиболее широко известны конструкторская, технологическая, научно-исследовательская документация и соответствующие им системы документов:
ЕСКД - Единая система конструкторской документации;
ЕСТД — Единая система технологической документации;
ЕСТПП — Единая система документации по технической подготовке производства;
“Структура и правила оформления отчетов о научно-исследовательских работах”;
“Строительные нормы и правила” и др.
Благодаря этим нормативным материалам технические специалисты понимают чертежи, технологию изготовления и требования, где бы они ни были выработаны. Этим, в частности, обеспечивается производственная кооперация.
Как правило, одним из факторов профессионализма в той или иной сфере деятельности являются знания и умения в области соответствующей системы документации. Но наиболее широко используемой группой документов являются организационно-распорядительные документы, с составлением, оформлением и обработкой которых сталкивается буквально каждый работник (например, документы по личному составу, приказы, справки, протоколы и т. п.), поэтому мы особенно выделяем унифицированную систему организационно-распорядительной документации, которая устанавливает требования к составу, содержанию, построению и оформлению унифицированных документов, используемых для решения организационно-распорядительных задач.
5.2. Организационно-правовые документы
Устав – свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения друг с другом, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.
Существуют, например, уставы акционерных обществ, товариществ с ограниченной ответственностью, уставы, определяющие организацию и сферу деятельности Вооруженных Сил РФ (Строевой, Дисциплинарный и т.д.), уставы общественных организаций и т.д.
Уставы – это сложные документы, структуру и содержание которых определяют сами разработчики.
Текст устава состоит из разделов:
общие положения (определяют задачи и цели создаваемой организации);
организационное единство (структурные подразделения, их взаимосвязи);
регламент деятельности (формы управления, права и обязанности должностных лиц);
финансово-материальная база (определение размеров основных и оборотных средств, источники, порядок распоряжения средствами и ценностями);
отчетная и ревизионная деятельность;
порядок ликвидации и ответственность по делам организации.
Общие уставы утверждают высшие органы государственной власти.
Уставы общественных организаций принимают и утверждают съезды этих организаций.
Уставы государственных предприятий и учреждений утверждают вышестоящие органы (министерства, ведомства).
Уставы муниципальных предприятий утверждают районные или городские администрации.
Уставы частных предприятий утверждают владельцы, коллективы при регистрации в областных, краевых, городских или районных администрациях.
Формуляр-образец УСТАВА состоит из реквизитов:
наименование организации (наименование министерства, ведомства);
автора документа;
наименование вида документа – УСТАВ;
дата;
номер;
место издания (город);
гриф утверждения (если предприятие частное, указывают, кем зарегистрировано);
текст;
подпись.
Положение
Положение – правовой акт, определяющий порядок формирования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений.
Положения бывают:
индивидуальные
типовые
Положения разрабатывают по указанию руководителей предприятия и инициативе руководителей структурных подразделений.
Исполнитель составляет проект положения. Положение подписывает руководитель структурного подразделения (его деятельность регламентируется вышестоящим руководителем, которому подчиняется данное подразделение), и разработчик.
Проект положения согласовывается с юридическим отделом. Если проект вызывает возражения и замечания, их излагают на втором экземпляре или на отдельном листе, приложенном ко второму экземпляру проекта.
Проект положения представляют на утверждение руководителю предприятия.
Положение об организации утверждают с помощью распорядительного документа вышестоящей организации.
Датой положения является дата утверждения документа, если в тексте не указана другая дата.
Положение является сложным документом. Его структура и содержание, как правило, определяет учреждение-разработчик.
Текст может состоять из следующих разделов: общие положения, основные задачи и функции, права, организация работы в целом или отдельных структурных подразделений.
Формуляр-образец ПОЛОЖЕНИЯ состоит из реквизитов:
наименование организации (наименование ведомства, структурного подразделения) – автора документа;
наименования вида документа – ПОЛОЖЕНИЕ;
гриф утверждения;
дата; номер;
место издания (город);
заголовок к тексту;
текст;
подпись;
гриф согласования;
визы согласования.
Штатное расписание
Закрепляет должностной и численный состав предприятия, указывает фонд заработной платы.
Оформляют штатное расписание на бланке предприятия, указывая перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы.
Штатное расписание подписывает заместитель руководителя предприятия, согласовывается оно с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия.
В грифе утверждения указывают общую штатную численность предприятия и месячный фонд заработной платы.
Изменения в штатное расписание вносят приказом руководителя предприятия.
Структура и штатная численность
Структура и штатная численность поддерживаются согласно Уставу предприятия. Указывают все структурные подразделения, должности и количество штатных единиц каждой должности.
Документ оформляют на бланке предприятия. Подписывает его заместитель руководителя предприятия. Согласовывают его с главным бухгалтером. Утверждает руководитель предприятия.
Все изменения вносят приказом руководителя.
Инструкции
Все инструкции можно разделить на две основные группы:
инструкции, регламентирующие порядок выполнения какого-либо процесса, в осуществлении которого принимают участие исполнители (должностные лица; подразделение);
должностные инструкции, определяющие функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц.
Инструкции могут разъяснять порядок применения законодательных актов и распорядительных документов (законов, постановлений, приказов).
Должностная инструкция
Должностная инструкция – организационно-распорядительный документ длительного или постоянного срока действия (до введения новой), в котором определены научно-технические, технологические, финансовые и другие стороны деятельности организации, ее подразделений и должностных лиц.
Инструкция состоит из нескольких разделов, каждый из которых является логически законченной частью документа.
Раздел “Общие положения” устанавливает область деятельности, квалификационные требования, подчинение, освобождение от должности и назначение на нее.
Раздел “Должностные обязанности” определяет виды работ, выполняемые сотрудниками.
Раздел “Права” устанавливает права работника, которые способствуют успешному выполнению работы.
Раздел “Ответственность” конкретно указывает на то, за что работник несет ответственность.
Разделы инструкции могут иметь и другие названия.
Должностные инструкции разрабатывают руководители структурных подразделений; отделы кадров или специалисты по работе с персоналом. Текст согласовывают с юристами, отделом труда и заработной платы. Утверждают должностные инструкции руководители организации или с помощью распорядительного акта.
Изменения в должностную инструкцию вносит руководитель организации своим приказом или с помощью распорядительного акта.
Текст инструкции имеет характер указаний. Рекомендуются четкие формулировки с распорядительными словами: “должен”, “имеет право”, “не допускается”, “запрещается” и т.д. текст излагают от третьего лица или в безличной форме.
Если инструкция предусматривает введение в практику документа новой формы (карты учета, акта, плана задания и т.д.), то проект бланка этого документа должен содержаться в приложении к инструкции. В тексте следует описать порядок использования документа (перечень реквизитов, указание на того, кто заполняет документ, количество экземпляров, указание на того, кому передают документ и в какой период времени).
Инструкцию подписывает автор-составитель, а утверждает руководитель или специальный распорядительный документ.
Датой введения инструкции в действие является дата ее утверждения (если в тексте не указана другая дата). Инструкцию оформляют на бланке формата А4. Должностная инструкция может служить основанием для составления трудового контракта (договора) и быть использована при разрешении трудовых конфликтов и споров.
Инструкции по безопасности труда оформляют отделы охраны труда и техники безопасности.
Формуляр-образец ИНСТРУКЦИИ состоит из реквизитов:
наименование организации (наименование министерства, ведомства, структурного подразделения) – автора документа;
наименование документа – ИНСТРУКЦИЯ;
дата;
номер;
место издания (город);
заголовок к тексту (в именительном падеже);
гриф утверждения (или отметка, что инструкция является приложением к распорядительному документу);
текст;
подпись;
гриф согласования;
визы согласования.
5.3. Распорядительные документы
Распорядительные документы играют очень важную роль в управлении учреждениями, предприятиями и организациями.
Обязательно издание распорядительных документов по следующим вопросам:
организационным;
планирования производства;
строительства, материально-технического снабжения;
сбыта;
финансов и кредита;
труда и заработной платы.
Это, конечно, не все вопросы, по которым необходимо создавать распорядительные документы, но они являются наиболее характерными и стабильными основаниями для обязательного издания распорядительных документов.
Распорядительные документы носят административный характер. Они обращены к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам.
Основными видами распорядительных документов являются: постановление, указание, приказ, решение, распоряжение.
Схема подготовки распорядительных документов следующая:
всестороннее изучение вопроса, подготовка проекта документа;
согласование текста и его подписание;
обсуждение и принятие документа на заседании коллегиального органа (постановление, решение).
Проект распорядительных документов может быть подготовлен отдельными специалистами или структурными подразделениями.
Основным распорядительным документом является приказ. По содержанию приказы делятся на два вида: по основной деятельности и по личному составу.
Приказ (по основной деятельности) – нормативный документ, отражающий управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия и т.п., издаваемый руководителем предприятия, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач предприятия.
Приказами оформляются:
порядок деятельности предприятия;
решения и поручения по организации работы;
организационные мероприятия;
итоги работы;
результаты ревизии.
Приказы издаются только при необходимости.
Изменения, дополнения, отмена приказов производятся только приказами.
Проекты приказов подготавливаются специалистами организации (структурным подразделением, группой специалистов, отдельным должностным лицом).
Подготовка проектов приказов включает следующие стадии:
изучение существа вопроса, законодательных актов, других документов, издававшихся по этому вопросу, проработка информационно-справочных документов предприятия;
подготовку текста документа;
согласование текста документа с главными, ведущими специалистами, при необходимости – с юрисконсультом и главным бухгалтером;
подписание приказа;
доведение до сведения исполнителей.
К проекту приказа составляется список рассылки подразделениям, должностным лицам, которых касается приказ.
Проект приказа до подписания визируется руководителями структурных подразделений, должностными лицами, которые отвечают за его исполнение, юристом.
Подписанный руководителем приказ регистрируется работником, ответственным за ведение делопроизводства. Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в его тексте не указано другого срока.
Внесение изменений и дополнений в подписанный приказ не допускается без разрешения подписавшего документ.
Приказы по основной деятельности оформляются на бланке организации и содержат следующие реквизиты:
наименование организации;
наименование вида документа;
дата;
регистрационный номер;
место составления;
заголовок к тексту;
отметка о контроле;
текст;
подпись;
визы согласования и ознакомления;
отметка об исполнителе (при необходимости).
Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части отражаются цели и задачи предписываемых распорядительных действий, указываются причины издания приказа, дается ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа. Если в основу приказа был взят документ государственных органов, то нужно указать наименование документа, его автора, дату, номер и заглавие.
Распорядительная часть содержит:
предписываемые распорядительные действия (задания, поручения);
наименование должностей, фамилии и инициалы лиц, которым поручено выполнение заданий или которые являются ответственными за выполнение приказа;
срок исполнения приказа.
Последовательность информации в распорядительной части приказа может быть различной, например:
Начальнику отдела кадров Ефимовой И.С. составить график проведения аттестации специалистов филиала ЗАО “Ротор” до 25.08.2000.
или
Составить график проведения аттестации специалистов филиала ЗАО “Ротор”. Ответственный – начальник отдела кадров Ефимова И.М., срок – до 25.08.2000.
Распорядительная часть приказа отделяется от констатирующей словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами на отдельной строке от нулевого положения печатающего устройства. После слова ПРИКАЗЫВАЮ ставится двоеточие.
Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками. Последний пункт приказа может содержать указание о должностном лице, ответственном за исполнение приказа в целом, например:
Контроль за исполнением приказа возложить на зам.директора Борисова Ю.П.
Если руководитель сам будет осуществлять контроль за исполнением приказа, тогда пункт о контроле опускается.
Отдельные задания (например, задание, содержащее цифровые данные) могут быть оформлены в виде приложения к приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах приказа.
Если в приложении к приказу даны документы другой организации, то в правом верхнем углу этого приложения делается запись:
Приложение
к приказу директора
ЗАО “Контакт”
от 02.06.2000 №101
(Инструкция Минфина РФ
от 13.04.2000 №134/56)
Страницы приказа и приложений нумеруются как единый документ.
В практике нередко возникает потребность подготовить выписку из приказа по основной деятельности. Выписка из приказа – это копия определенной части подлинного документа. В выписке из приказа содержатся все реквизиты приказа до распорядительной части. Из распорядительной части берется только та информация, которая необходима в конкретном случае. Выписка заверяется проставлением отметки о заверении копии.
По текущим оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной части и административной деятельности руководители предприятия (директор, его заместители, главные специалисты) могут издавать распоряжения и указания. Эти разновидности распорядительных документов составляются аналогично приказам.
Распоряжение – нормативный документ управления, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым он адресован.
Выделяют следующие виды распоряжений:
длительного действия;
касающиеся конкретного вопроса.
Текст распоряжения имеет констатирующую и распорядительную часть.
Констатирующая часть текста распоряжения – это часть, в которой указываются цели и причины распоряжения. В ней целесообразно использовать следующие формулировки: “В соответствии”, “В связи”, “В целях”.
Распорядительная часть текста распоряжения начинается словом ОБЯЗЫВАЮ, в ней указываются предписываемые действия.
Формуляр распоряжения состоит из реквизитов:
наименование организации;
наименование вида документа;
дата, номер;
место издания;
заголовок;
текст;
подпись;
отметка о согласовании.
Текст оформляется на бланке формата А4.
Проект распоряжения согласовывается с заинтересованными в этом документе лицами.
Исполнителями распоряжения могут быть структурные подразделения, должностные лица.
Указание – распорядительный документ по вопросам организационно-методического характера.
К вопросам организационно-методического характера относятся следующие:
организация исполнения приказов;
организация исполнения инструкций.
Право издания указания в организации предоставлено руководителям, их заместителям, руководителям структурных подразделений, которые действуют на правах единоначалия в пределах их компетенции.
Текст указания, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
Констатирующая часть текста указания раскрывает причины издания документа и начинается словами: “Во исполнение…”, “В целях…”, “В соответствии…”.
Распорядительная часть текста указания начинается словом ПРЕДЛАГАЮ, в ней указываются предписываемые действия. Текст может делиться на пункты и подпункты. Каждый пункт строится по схеме: фамилия и должность исполнителя в дательном падеже после слова ПРЕДЛАГАЮ – действие – срок исполнения.
В последнем пункте указания возлагается контроль за исполнением документа на определенное должностное лицо.
Датой указания является дата его подписания.
Указание оформляется на бланке формата А4.
Формуляр указания состоит из реквизитов, аналогичных реквизитам распоряжения.
Решение – распорядительный документ коллегиального органа управления.
Текст решения состоит из констатирующей и распорядительной частей.
В констатирующей части излагаются причины издания документа, цели, которые достигаются при его выполнении.
В распорядительной части указывают наименование органа, принимающего решение, затем - слово РЕШИЛ на отдельной строке.
Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт строится по схеме: фамилия и должность исполнителя в дательном падеже – действие – срок исполнения.
Решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа.
Формуляр решения состоит из реквизитов:
название организации;
наименование вида документа;
дата, номер;
место издания;
заголовок;
текст;
подписи (председатель, секретарь);
визы.
Постановление издается высшими органами государственной власти, комитетами и комиссиями, образуемыми при органах власти.
5.4. Информационно-справочные документы, их назначение и основные виды
Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно-справочными.
Информационно-справочные – это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов.
Виды информационно-справочных документов: справка; докладная записка; объяснительная записка; протокол; акт; письма; телеграмма, телефонограмма.
Акт – информационно-справочный документ, составляющийся группой лиц для подтверждения установленных фактов, событий.
Акты составляются по результатам ревизий деятельности предприятия или его структурного подразделения и отдельных должностных лиц, при приеме-передаче дел, подготовке документов к уничтожению, приеме объектов в эксплуатацию и т.п.
В акте содержатся следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата (дата анкетируемого события), номер, место составления, гриф утверждения (ставится на акты: проверок и ревизий, приема законченных строительством объектов, оборудования, экспертизы, передачи дел, ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.), заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения (при необходимости), подписи, отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Акт подписывается лицами, принимавшими участие в его составлении, при этом указывается не наименование должностей, а распределение обязанностей между членами комиссии: председатель, члены комиссии.
Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Во вводной части указываются: наименование документа, в соответствии с которым была образована комиссия, его номер и дата; или наименование, дата и номер документа, на основании которого проводится ревизия, проверка; или событие, факт, послужившие основанием для составления акта. Далее во вводной части перечисляется состав комиссии: председатель (должность, фамилия, инициалы), члены комиссии (должности, фамилии, инициалы). Фамилии членов комиссии приводятся, как правило, в алфавитном порядке, нумеруются арабскими цифрами с точками и печатаются через 1,5 интервала. Во вводной части также указываются лица, не являющиеся членами данной комиссии, но присутствовавшие при проведении проверки.
В констатирующей части текста акта излагаются цели, задачи, сущность и характер проведенной комиссией работы; фиксируются установленные факты, делаются выводы о полученных результатах и при необходимости делаются предложения по устранению выявленных недостатков.
Текст принято излагать от третьего лица единственного числа (“комиссия установила”).
Акт составляется в том количестве экземпляров, которое определяется потребностью заинтересованных лиц. Сведения о количестве экземпляров акта и их местонахождении помещают в конце текста перед отметкой о наличии приложения к акту.
Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях и т.п.
Протоколы оформляются на бланках организаций формата А4.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть текста протокола имеет постоянную и переменную информацию. Постоянная – слова “Председатель”, “Секретарь”, “Присутствовали”. Пишутся от начала левого поля. Переменная – инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствовавших. Пишется от второго положения табулятора.
Основная часть протокола строится по схеме: СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) – по каждому вопросу отдельно. От левого поля без знаков препинания.
Перед словом СЛУШАЛИ ставится цифра вопроса повестки дня, если вопросов несколько.
С красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика в именительном падеже. Затем печатают содержание доклада, сообщения.
После слова ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут инициалы и фамилии выступающих в именительном падеже, затем печатают содержание доклада, сообщения.
Завершающая часть текста протокола – постановление по вопросу. Начинается словом ПОСТАНОВИЛИ. Она строится по схеме: действие-исполнитель-срок.
Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. Протокол подписывают председатель и секретарь. Последний редактирует текст, знакомит каждого выступающего с записью его выступления и получает подпись.
Датой протокола является дата проведения заседания.
Формуляр протокола состоит из реквизитов:
наименование организации или ведомства (если есть);
НАЗВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ – крупно;
наименование структурного подразделения (если есть);
наименование вида документа – ПРОТОКОЛ;
дата заседания, номер (в течение календарного года);
место составления (город);
заглавие (вид коллегиальной работы и наименование коллегиального органа);
текст вводной и основной части;
подписи;
гриф утверждения, согласования (если нужно).
Докладная записка – документ, адресованный руководителю своей организации или в вышестоящую организацию и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта. Докладная записка является документом, содержащим обстоятельное изложение вопроса, отражающего производственную деятельность организации.
По содержанию докладные записки бывают:
информационные;
отчетные (по результатам командировки и т.д.).
В зависимости от адресата докладные записки бывают: внутренние и внешние.
Внутренние докладные записки оформляются на бланке А4, подписывает их автор-составитель.
Внешние докладные записки оформляются на общем бланке формата А4 подписываются руководителем организации.
Датой записки является дата ее подписания.
Докладные записки составляются как по инициативе автора, так и по указанию руководства.
Цель инициативной докладной записки – побудить руководителя принять решение.
Информационные докладные записки о ходе выполнения работ представляются руководству постоянно.
Текст докладной записки делится на две части:
изложение фактов, послуживших причиной ее составления;
выводы, предложения организации или должностного лица.
Формуляр внутренней докладной записки состоит из реквизитов:
наименование структурного подразделения (если есть);
наименование вида документа – докладная записка;
дата, номер;
адресат;
заголовок;
текст;
приложения;
подпись.
Формуляр внешней докладной записки состоит из реквизитов:
название организации;
наименование структурного подразделения (если есть);
наименование вида документа – докладная записка;
дата, номер;
место издания;
адресат;
заголовок;
текст;
приложения;
подпись.
Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета) или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнение какого-либо поручения.
Объяснительные записки, являющиеся приложением к основному документу, поясняющие его, оформляются на общих бланках. Подписывает их руководитель.
Объяснительные записки, объясняющие причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения, составляются отдельными работниками на стандартном листе бумаге. Подписываются составителями.
Формуляр объяснительной записки состоит из реквизитов:
название организации;
наименование структурного подразделения (если есть);
наименование вида документа;
дата, номер;
место издания;
адресат;
заголовок;
текст;
подпись.
Справка – документ, подтверждающий какие-либо факты или события.
Справки составляются для описания и подтверждения фактов или событий в производственной деятельности организации.
Текст справки состоит из двух частей:
в первой излагаются факты, послужившие поводом для ее написания;
во второй – приводятся конкретные данные.
Выводы и предложения в справке не даются. Это и отличает ее от докладной записки.
В справке фиксируются сведения определенного периода времени.
Датой справки является дата ее подписания.
Справки составляются для удостоверения юридических фактов: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности и т.д.
При составлении справок, удостоверяющих юридические факты, используются унифицированные трафаретные бланки формата А5.
Если необходимо включить в справку сведения по нескольким вопросам, текст ее делится на разделы, количество которых определяется количеством освещаемых вопросов. Разделы должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Текст справки, имеющий цифровые показатели, может быть оформлен в виде таблицы.
Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, а второй – подшивается в дело.
Формуляр справки состоит из реквизитов:
название организации;
наименование структурного подразделения (если есть);
наименование вида документа;
дата, номер;
место издания;
адресат;
заголовок;
текст;
подпись;
печать.
Текст справки начинается с указания фамилии, имени и отчества (в именительном падеже) работника (или иного лица – учащегося, пенсионера и т.д.), о котором сообщают сведения.
Доклад – последовательное изложение на собрании, заседании и т.п. информации, касающейся проделанной или планируемой работы руководителем организации или другим должностным лицом работникам определенного подразделения или всей организации. Чтобы составить хороший доклад, надо определить цель документа и правила оформления.
Цели доклада: информирование и убеждение.
Элементы доклада:
вступление (показ целей и назначения доклада);
основная часть – изложение основных фактов;
выводы (в виде положений);
рекомендации.
Текст доклада должен состоять из коротких предложений. В предложении должно быть не более 20 слов.
Телеграмма – официальное сообщение, переданное по телеграфу.
Текст телеграммы должен быть кратким. Союзы, предлоги, знаки препинания в тексте опускаются.
В первой части телеграммы указываются:
отметка о категории телеграммы;
адресат;
текст;
фамилия должностного лица, подписавшего телеграмму.
Во второй части телеграммы – под чертой – указываются:
адрес и наименование организации – отправителя телеграммы;
наименование должности;
подпись лица, от имени которого телеграмма исходит;
печать;
дата.
Телефонограмма – официальное сообщение, переданное по телефону.
Этот вид информационно-справочного документа используется для передачи срочных распоряжений, извещений в пределах телефонной связи.
При передаче телефонограммы полагается придерживаться следующих установок:
передавать только краткую, срочную информацию;
проверять правильность записи обратной связью;
текст – не более 50 слов;
не использовать трудно выговариваемые и редкие слова;
записывать в специальный гроссбух факт передачи телефонограммы.
Формуляр телефонограммы состоит из реквизитов:
название организации – отправителя;
наименование вида документа;
дата, номер;
место составления;
адресат;
заголовок;
текст;
подпись;
должность, фамилия передавшего телефонограмму, номер телефона, время передачи;
должность, фамилия принявшего телефонограмму, номер телефона.
Самым значительным видом информационно-справочных документов являются деловые письма.
Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, служащих для связи и передачи информации между адресатами.
Функции письма следующие: средство коммуникации; ретрансляции информации; уведомление о чем-либо.
Виды служебных писем:
письмо-просьба;
письмо-предложение;
письмо-претензия;
письмо-запрос;
письмо-извещение;
информационное письмо;
письмо-отказ;
письмо-напоминание;
сопроводительное письмо и т.д.
Формуляр письма состоит из реквизитов:
название организации;
наименование структурного подразделение (если есть);
адрес организации (почтовый, телеграфный);
номер телефона, факса, телетайпа;
номер счета в банке;
дата, номер;
ссылка на индекс и дату входящего документа;
адресат;
заголовок;
текст;
приложения;
подпись;
печать;
фамилия и телефон исполнителя;
гриф ограничения доступа.
Требования к тексту письма следующие: краткость; лаконичность; последовательность; убедительность; корректность; одноаспектность; объективность; ясность.
Текст письма состоит из двух частей: вводной и основной.
В вводной части излагаются факты, послужившие поводом для его написания.
В основной части излагаются цели: просьба, предложение, отказ и т.д.
Рассмотрим отдельные виды писем.
Сопроводительное письмо – документ, информирующий адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов, отправленных материальных ценностей.
Оно составляется лишь в том случае, когда содержит пояснения о характере исполнения или цели направления приложенного документа. Текст начинается словами: НАПРАВЛЯЕМ, ВОЗВРАЩАЕМ.
Например: НАПРАВЛЯЕМ НА УТВЕРЖДЕНИЕ ПРОГРАММУ.
Письмо-приглашение – документ, содержащий приглашение на заседание, совещание, конференцию и т.д.
Письмо-приглашение может содержать:
полную повестку дня мероприятия;
фамилии докладчиков по вопросам повестки дня;
фамилию и телефон ответственного за проведение мероприятия;
способ проезда и другую информацию.
Например: ПРИГЛАШАЕМ ВАС НА ЗАСЕДАНИЕ…
Информационное письмо – документ, в котором сообщается о каких-либо фактах или мероприятиях, пропагандируются деятельность организаций, продукция.
Рекламное письмо – документ, содержащий описание рекламируемых услуг, товаров.
Цель письма – побудить воспользоваться предложенными услугами, заказать товар.
Текст рекламного письма должен содержать полную, четкую, конкретную информацию.
Письмо-извещение – документ, являющийся ответом на запрос.
Письмо-извещение составляется для конкретного адресата, начинается словами: “Ставим Вас в известность…”.
Письмо-подтверждение – документ, уведомляющий отправителя о получении документов, ценностей, подтверждающий факты, действия.
Направление письма-подтверждения относится к обязательной части деловых отношений.
Письмо-подтверждение начинается словами: ПОДТВЕРЖДАЕМ УСЛОВИЯ ПОСТАВКИ…
Письмо-напоминание – документ, сообщающий о приближении, ускорении, истечении срока исполнения какого-либо действия.
Письмо-напоминание направляется адресату тогда, когда не удается получить ответ с помощью личного контакта или телефонных переговоров. Например: НАПОМИНАЕМ, ЧТО СРОК АРЕНДЫ ЗАЛА ИСТЕКАЕТ 16.02.2005.
Гарантийное письмо – документ, в котором гарантируется оплата выполненной работы или предоставление чего-либо (работы, помещения и т.д.).
В гарантийном письме организация – адресат берет на себя определенные обязательства, поэтому такое письмо имеет правовую нагрузку. Например: ПРОСИМ ИЗГОТОВИТЬ И ВЫСЛАТЬ КОМПЛЕКТ МЕБЕЛИ. ОПЛАТУ ГАРАНТИРУЕМ.
Такие письма подписывают директор и главный бухгалтер предприятия.
Письмо-претензия - документ, в котором указываются требования, предъявляемые автором претензии, основания требований.
Письмо-претензия подписывается руководителем организации и визируется главным бухгалтером (Приложение №…).
Письмо-ответ – документ, являющийся реакцией и обусловленный содержанием инициативного документа.
Ответа требуют письма-запросы, просьбы, обращения, требования, предложения, претензии.
Письмо-ответ должно содержать ссылку на индекс и дату инициативного письма. В тексте излагается решение, принятое по инициативному документу:
принятие предложения;
отказ от предложения;
выполнение просьбы;
ответ на запрос.
Ответ должен быть изложен в конкретной, четкой форме.
Отказ должен быть убедительно аргументирован.
Письмо иностранному партнеру должно иметь четкую структуру.
Структура письма иностранному партнеру:
эмблема и наименование фирмы (возможно указание рода деятельности);
адрес фирмы (почтовый, телеграфный, номера телефонов(а), факса, название банка, адреса представительств и филиалов);
номер документа в цифровой или буквенной форме;
дата в буквенно-цифровой форме;
адрес получателя;
вступительное обращение;
заголовок, текст;
заключительная форма вежливости;
личная подпись автора письма;
ниже подписи – ее расшифровка;
на следующей строке – должность лица, подписавшего документ.
Факс – документ, полученный с помощью специального аппарата (телефакса) по телефонным каналам связи.
Факс всегда будет являться копией переданного документа.
Оформление факса осуществляется аналогично оформлению делового письма.
Дополнительными данными, которые проставляет сам аппарат, являются:
указание (код) отправителя;
дата и время передачи;
длительность передачи;
номер телефакса, с которого передана информация;
количество страниц.
Если полученные факсы имеют важную информацию и предназначены для длительного пользования, их необходимо скопировать, так как факсовая бумага недолговечна.
В дорогих факсимильных аппаратах при использовании обычной бумаги копирование не обязательно (Приложение №…).
Модем – средство передачи информации с помощью электронной почты между двумя адресатами - пользователями ПК. Документы, полученные с помощью модема, всегда будут являться копией переданного документа.
5.5. Работа с документацией по личному составу
Документы по личному составу (кадровые) играют важную роль в жизни любого человека. Именно эти документы подтверждают место работы и статус гражданина, имеют первостепенное значение при оформлении пенсии.
Кадровые документы ведутся в учреждениях, независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности в соответствии с Трудовым кодексом РФ (ТК РФ), введенным в действие с 1 февраля 2002г.
К сожалению, во многих организациях допускаются ошибки в ведении документов, фиксирующих трудовые отношения работника с предприятием и подтверждающих его заработную плату, стаж или увольнение. Тем самым нарушаются требования ТК РФ и выражается неуважение к работающему.
Оформление документов при приеме на работу
При поступлении на работу заполняется анкета. Записи в анкете должны соответствовать приводимым документам. Анкета заполняется собственноручно.
Приказ (распоряжение) о приеме на работу. Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, который издается на основании заключенного трудового договора. Содержания приказа должно соответствовать условиям договора.
Приказ о приеме на работу формы №Т-1 формализован и применяется для оформления рабочих и служащих на предприятиях всех форм собственности. Бланк данного приказа разработан для оформления приема только одного работника.
При отсутствии бланков приказа формы №Т-1 приказ может быть оформлен на бланке организации. Приказ о приеме на работу может начинаться со слова “Принять” или “Назначить”. Приказы о приеме могут быть составлены на нескольких сотрудников. В таких случаях приказы состоят из пунктов, каждый из которых подается на отдельного работника.
В приказе указывается его дата и номер с индексом “л/с” (по личному составу) или “К” (кадры).
Проект приказа визируется руководителем кадровой службы или работником, ответственным за работу с персоналом. Приказ подписывается руководителем предприятия и доводится до сведения работника под расписку.
Приказ о приеме на работу согласно ТК РФ доводится до сведения работника под расписку с проставлением его подписи и даты ознакомления в трехдневный срок со дня подписания договора. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию данного приказа (распоряжения).
При поступлении на работу необходимо предъявлять следующие документы:
паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
трудовую книжку за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
документы воинского учета для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.
В отдельных случаях, с учетом специфики работы, ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.
При заключении трудового договора впервые руководитель оформляет трудовую книжку работнику и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования.
Приказы по личному составу готовят отделы кадров (ОК) или должностные лица, которым поручено вести документы по кадрам, если нет отдела кадров.
Особенности оформления и действия приказов:
приказы оформляют на бланках формата А4;
нумеруют приказы в пределах календарного года;
приказы визирует юрист (если он есть), представитель отдела кадров, главный бухгалтер, руководитель будущего работника; руководитель организации накладывает резолюцию; начальник ОК или работник, ведущий кадровую документацию, должен ознакомить каждого сотрудника с приказом, о чем делает отметку – “С приказом ознакомлен”, подпись, расшифровку подписи, дату ознакомления;
приказы вступают в силу с момента их подписания и регистрации, но иногда есть пункты со своими сроками вступления в силу, например, приказ подписан 28 апреля, а назначение работника на должность произведено с 5 мая.;
срок хранения приказов по личному составу 75 лет.
Приказ по личному составу фиксирует следующие сведения о кадрах:
прием на работу;
перемещение по работе;
увольнение с работы;
установление должностных окладов;
отпуска;
командировки;
изменение фамилии;
поощрения;
взыскания и т.д.
Особенности приказа по личному составу:
Варианты этого документа приведены в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденном Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
Номер (индекс) пишут с буквой “к”, что значит приказ по кадрам, или “л/с” – по личному составу.
Заголовок к тексту:
приказа на несколько человек – “По личному составу”;
приказа на одного человека отражает конкретное действие, например, “Об увольнении Иванова И.И.”.
Констатирующей части в приказе может не быть.
Распорядительные пункты оформляют следующим образом:
прием на работу;
перевод или перемещение по работе;
установление разрядов;
установление категорий рабочим и служащим;
возложение временного исполнения обязанностей;
предоставление отпусков;
установление неполного рабочего дня;
изменение фамилии;
увольнение с работы.
По каждому перечисленному вопросу издают самостоятельный документ – “О приеме на работу Петрова П.П.”, “О командировании Сидорова С.С.” и т.п.
Каждый пункт приказа обосновывается наличием другого документа (заявление сотрудника, докладной записки, распоряжения и т.д.).
В пункте приказа или в отдельном приказе при приеме на работу работника следует указывать:
на какую должность; в какое подразделение;
с какой оплатой (указывают в рублях с точностью до второго знака после запятой);
с какого числа;
вид работы (основная или по совместительству);
характер работы (постоянная или временная);
особые условия работы: с принятием полной материальной ответственности; с неполной рабочей неделей или неполным рабочим днем и т.д.;
приказ о приеме работника на работу может оформляться по форме №Т-1 и Т-1а.
Приказ после подписания его руководителем организации или уполномоченным на это лицом объявляют работнику(ам) под расписку.
При переводе сотрудника на другую работу в приказе указывают:
фамилию, имя, отчество (полностью);
должность, с которой переводят;
место работы, с которой переводят;
должность, на которую переводят;
место работы, куда переводят;
устанавливаемый оклад;
вид перевода (например, временно);
длительность, в случае временного перевода;
причину перевода;
в качестве основания приводят заявление работника о переводе на другую работу;
при переводе на вышестоящую должность указывают на представление руководителя структурного подразделения.
Приказ о переводе на другую работу работника или работников заполняется сотрудником кадровой службы, подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляется работнику под расписку.
На основании приказа о переводе на другую работу делаются соответствующие отметки в личной карточке, лицевом счете, вносится запись в трудовую книжку.
При поощрении работника в качестве основания к приказу делают ссылку на представление руководителя структурного подразделения, а при наложении взыскания – на докладную записку руководителя структурного подразделения.
При предоставлении отпуска в приказе следует указать:
вид отпуска (очередной ежегодный оплачиваемый, учебный, без сохранения заработной платы и т.д.);
общее количество дней (в соответствии с законодательством);
дату ухода и возвращения;
за какой период (рабочий год) предоставлен (если это очередной ежегодный отпуск).
Кроме приказа о предоставлении отпуска работнику на него подготавливается также записка-расчет по форме Т-60.
При увольнении работника с работы в приказе указывают причину увольнения со ссылкой на конкретную статью Трудового кодекса РФ и дату увольнения; в качестве основания дают ссылку на заявление работника об увольнении; при увольнении по инициативе администрации приводят ссылку на докладную записку руководителя подразделения.
Фамилии, имена и отчества пишут полностью.
К тексту приказа по личному составу предъявляют особые требования: формулировки должны быть четкими, точными, так как они отражают трудовые права, обязанности и ответственность работников.
Традиционная текстовая форма приказа предполагает разделение текста на пункты, которые могут начинаться с глаголов: ПРИНЯТЬ, УВОЛИТЬ, КОМАНДИРОВАТЬ, ПЕРЕВЕСТИ. Их пишут прописными буквами от 0-положения табулятора, с открытой пунктуацией. С красной строки пишут фамилию, имя, отчество сотрудника, на которого распространяется действие приказа.
Допускается объединение в одном приказе таких действий, как прием работника на работу, перевод работника на другую работу и увольнение работника.
Направление работника в командировку также оформляется приказом.
Реквизиты ПРИКАЗА по личному составу:
наименование организации (наименование министерства или ведомства) – автора документа;
наименование вида документа – ПРИКАЗ;
место издания – город;
дата, номер;
заголовок;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
текст (может быть оформлен двумя способами: 1)текстовым, традиционным; 2)с помощью унифицированных форм).
Заявление – документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска и т.д.
Заявление о приеме на работу пишется, как правило, от руки в произвольной форме или на бланке с трафаретным текстом, разработанном на данном предприятии.
Реквизиты ЗАЯВЛЕНИЯ:
наименование вида документа – ЗАЯВЛЕНИЕ;
дата;
адресат (кому направлено);
от кого направлено;
текст;
подпись;
визы;
резолюция.
Заявление о приеме на работу нужно писать на бумаге формата А4, так как это общепринятый формат документов личного дела. Заявление о приеме на работу помещают в личное дело работника.
На заявлении о приеме ставится виза руководителя структурного подразделения или ведущего специалиста и резолюция руководителя. Заявление поступает в отдел кадров или работнику, ведущему документы по кадрам, затем издается приказ.
Если заявителю будет отказано в приеме на работу, то согласно статье 64 ТК РФ по требованию лица, которому отказано в заключение трудового договора, работодатель обязан сообщить причину отказа в письменной форме.
Заявление о переводе на другую должность. Этот вид заявления должен содержать информацию о месте перевода.
Заявления о предоставлении учебного отпуска, отпуска по уходу за ребенком до 1,5 (3) лет, по уходу за членом семьи без сохранения заработной платы. Заявления должны содержать в тексте указания на соответствующие документы: справку с места учебы, больничный лист, справку из поликлиники и т.п. Без них решение вопроса невозможно. Документы представляют вместе с заявлением.
Составление и оформление трудового договора
При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовым функциям работника, коллективным договорам.
На основании ст.67 ТК РФ трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя.
Трудовой договор, не оформленный надлежащим образом, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех дней со дня, когда работник приступит к работе.
Трудовой договор может заключаться с лицами, достигшими возраста шестнадцати лет.
При заключении трудового договора соглашением сторон может быть обусловлена процедура испытания работника в целях проверки его соответствия поручаемой работе.
Условие испытания должно быть указано в трудовом договоре. Отсутствие в трудовом договоре условия об испытании означает, что работник принят без испытания.
В период испытания на работника распространяются положения ТК РФ, законов, иных нормативных актов, содержащих нормы трудового права, коллективного договора, соглашения.
Испытание при приеме на работу не устанавливаются для:
лиц, поступающих на работу по конкурсу на замещение соответствующей должности, проведенному в порядке, установленном законом;
лиц, не достигших возраста восемнадцати лет;
лиц, окончивших образовательные учреждения начального, среднего и высшего профессионального образования и впервые поступающих на работу по полученной специальности;
лиц, избранных (выбранных) на выборную оплачиваемую должность;
лиц, приглашенных на работу в порядке перевода от другого работодателя по согласованию между работодателями;
в иных случаях, предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами и коллективным договором.
Срок испытания не может превышать трех месяцев, а для руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов, представительств и иных обособленных структурных подразделений организаций – шести месяцев, если иное не оговорено федеральным законом.
В срок испытания не засчитываются период временной нетрудоспособности и другие периоды, когда работник фактически отсутствовал на работе.
При неудовлетворительном результате испытания работодатель имеет право до истечения срока испытания расторгнуть трудовой договор с работником, предупредив его об этом в письменной форме не позднее чем за три дня с указанием причин, послуживших основанием для признания этого работника не выдержавшим испытание. Решение работодателя работник имеет право обжаловать в судебном порядке.
При неудовлетворительном результате испытания расторжение трудового договора производится без учета мнения соответствующего профсоюзного органа и без выплаты выходного пособия.
Если срок испытания истек, а работник продолжает работу, то он считается выдержавшим испытание и последующее расторжение трудового договора допускается только на общих основаниях.
Если в период испытания работник придет к выводу, что предложенная работа не является для него подходящей, то он имеет право расторгнуть трудовой договор по собственному желанию, предупредив об этом работодателя в письменной форме за три дня.
При заключении трудового договора необходимо соблюдать следующие гарантии:
запрещается необоснованный отказ в заключении трудового договора;
не допускается какое бы то ни было прямое или косвенное ограничение прав или установление прямых или косвенных преимуществ при заключении трудового договора в зависимости от пола, расы, цвета кожи, национальности, языка, происхождения, имущественного, социального и должностного положения, места жительства (в том числе наличия или отсутствия регистрации по месту жительства или пребывания), а также обстоятельств, не связанных с деловыми качествами работников, за исключением случаев, предусмотренных законом;
запрещается отказывать в заключении трудового договора женщинам по мотивам, связанным с беременностью или наличием детей;
запрещается отказывать в заключении трудового договора работникам, приглашенным в письменной форме на работу в порядке перевода от другого работодателя, в течение одного месяца со дня увольнения с прежнего места работы.
По требованию лица, которому отказано в заключении трудового договора, работодатель обязан сообщить причину отказа в письменной форме.
Отказ в заключении трудового договора может быть обжалован в судебном порядке.
Автобиография – документ, в котором описаны этапы жизни и трудовой деятельности работника. Автобиография – документ, который автор составляет самостоятельно. Типового формуляра для автобиографии не существует, поэтому реквизиты в автобиографии обязательны. Пишут автобиографию от руки на листе бумаги форматом А4 либо на специальном бланке (при поступлении на работу или учебу). Форма изложения – повествовательная, от первого лица. Все сведения даются в хронологическом порядке и так, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и общественно-политической деятельности данного человека.
Реквизиты АВТОБИОГРАФИИ:
наименование вида документа – АВТОБИОГРАФИЯ;
текст;
дата;
подпись, ее расшифровка.
Резюме – документ, который содержит сведения биографического характера, представляемые лицом при трудоустройстве.
Реквизиты РЕЗЮМЕ:
наименование вида документа – РЕЗЮМЕ;
дата;
фамилия, имя, отчество;
почтовый адрес претендента;
телефон;
текст;
подпись.
Сначала пишут свое имя, отчество, фамилию, домашний адрес, телефон, дату рождения (для женщин последнее не обязательно).
Текст излагается по разделам:
цель резюме – место, на которое претендует составитель;
образование (сначала указывают высшее образование – какой вуз и когда закончили, полученную специальность; затем перечисляют в обратном порядке другие виды образования до года окончания школы);
трудовая деятельность (места работы указывают с настоящего времени до момента окончания школы, т.е. в обратном порядке; если занимались трудовой деятельностью в студенческие годы, можно также здесь это указать);
специальные знания (перечисляют различные знания – умение работать на компьютере, знание иностранных языков и т.д.; указывают все, что может заинтересовать работодателя);
семейное положение (указать замужем (не замужем) и т.д.).
Текст резюме не должен превышать двух страниц печатного текста. Оформляют резюме на бумаге хорошего качества.
Характеристика – документ, который содержит описание характерных и отличительных черт (качеств) работника и отражает мнение администрации о нем.
Характеристику составляет администрация и общественные организации (если они есть) предприятия по просьбе работника, по запросу других организаций, по инициативе работника.
Характеристику оформляют на стандартном листе бумаги в произвольной форме.
Реквизиты ХАРАКТЕРИСТИКИ:
наименование вида документа – ХАРАКТЕРИСТИКА;
текст;
подпись;
дата;
печать.
Текст характеристики, как правило, состоит из двух частей: вводной – указывают фамилию, имя, отчество, год рождения, образование, должность, структурное подразделение, стаж работы на предприятии;
основной – описывают деловые качества, отношение к работе, профессиональный рост, наличие наград, поощрений, отношения с сотрудниками.
Завершающая фраза – “Характеристика выдана для предоставления в …”.
Если характеристику утверждает общественная организация или трудовой коллектив, то дают ссылку на дату и номер протокола заседания, собрания.
Характеристику подписывает руководитель предприятия, структурного подразделения, ведущий специалист, руководитель общественной организации. Подпись заверяют печатью.
Характеристику составляют в двух экземплярах.
6. УНИФИКАЦИЯ ТЕКСТОВ. ЯЗЫК И СТИЛЬ ДОКУМЕНТОВ
6.1. Язык служебных документов
Язык служебных документов – это разновидность официально-делового современного литературного языка, используемого в сфере делового общения для составления документов.
Языком служебных документов факты и события освещаются объективно, кратко и ясно.
6.2. Особенности языка служебных документов
Особенности языка служебных документов:
точность и ясность;
лаконичность;
убедительность;
нейтральность изложения;
использование устойчивых словосочетаний (стандартных оборотов);
использование общепринятых сокращений.
Точность и ясность документов достигается:
тщательным подбором слов;
использованием слов и терминов в традиционных для норм общелитературного языка значениях, не допускающих иного, чем задумано автором, толкования написанного;
прямым порядком слов в предложении (сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом).
Лаконичность предусматривает краткость и четкость изложения без второстепенных деталей и повторов, немногословность.
Тексты писем, докладных и служебных записок, других документов, как правило, не превышают одной страницы.
Убедительность служебных документов достигается:
наличием достоверной информации;
наличием веских аргументов, побуждающих получателя документа к совершению определенных действий;
логикой изложения;
безупречностью формулировок в юридическом отношении;
обоснованностью предложений автора (со ссылками на нормативные акты).
Нейтральность тона документов предусматривает:
изложение текста от 3-го лица (“компания направляет”, “банк не возражает”);
отсутствие эмоциональной окраски фактов, событий;
отсутствие личностного подхода к оценке информации, т.к. автор действует от имени организации.
Устойчивые словосочетания – это употребление большинства слов в служебных документах только с одним или ограниченной группой слов.
Применение устойчивых или стандартных словосочетаний (готовых языковых клише) дает возможность:
авторам – оперативно составлять документы;
адресатам – облегчить восприятие документов;
создавать типовые (трафаретные) формы документов по стандартным ситуациям.
Использование общепринятых сокращений в служебных документах позволяет:
уменьшать объемы документов;
ускорять восприятие информации.
7. АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА
В современном обществе современных технологий существуют объективные факторы, влияющие на рост количества документов:
рост научных кадров;
создание новых учреждений;
расширение производственных и торговых связей;
увеличение выпуска продукции;
внедрение технических средств в управленческий труд – множительной, электронно-вычислительной техники;
недостаточная разработанность законодательной базы: создание нормативных актов, вызывающих лавину запросов и разъяснений;
отсутствие органа, несущего ответственность за состояние документации и её объёмы.
Каковы же пути сокращения неоправданного документопотока в российских условиях?
Упорядочение документирования – установление систем документации и регламента пользования разрешённых к применению форм документов.
Повышение качества документов – унифицированный текст документов.
Построение эффективных информационно-поисковых систем.
Замена бумажного документооборота в ряде случаев использованием телефонной связи личной договорённости.
Уменьшение физического размера документов.
Использования опыта работы с документами в русских приказах – писать ответы на самом запросе; принимать резолюции в качестве управленческого решения без их дублирования распорядительными документами.
Компьютеризации операций составления и обработки документов, автоматизация документооборота.
В последнее двадцатилетие ХХ века произошли изменения не только в области науки и техники. Полным ходом идёт процесс глобализации экономики и изменчивости общественно-политической среды.
Но даже на их фоне прогресс компьютерной техники и информационных технологий выглядит весьма впечатляющим.
Сегодня информация в электронном виде превратилась в ценнейший ресурс управления. В развитых странах Запада полным ходом создаются электронные правительства – предоставление в Интернете всей исчерпывающей информации о деятельности правительственных органов и интерактивное общение с гражданами.
С недавних пор и Россия включилась в общественный мировой процесс. Об этом свидетельствует активизация законодательной деятельности:
10 января 2002 года подписан Федеральный закон “Об электронной цифровой подписи”;
в Государственной Думе рассматривается проект закона “Об электронной торговле”;
28 января 2002 года одобрена федеральная программа “Электронная Россия на 2002-2010 годы”. Программа провозглашает переход к открытости, информационной полноте и прозрачности деятельности государственных органов и формирование архитектуры электронного правительства (правительственного портала). Согласно этой программе, уже на втором этапе учреждения и предприятия во взаимоотношениях с органами государственного управления обязаны будут перейти к электронной форме документооборота.
Исследования, проводимые различными западными компаниями в середине 90-х годов ХХ в., показали, что в мире 80% документов по-прежнему существуют на бумаге, и от 3 до 5% - на слайдах. Компания Garner Group произвела расчёт, показавший, что 60% пользователей сохраняют в электронной форме не более 25% документации. Также было рассчитано, что к 1996 году более 95% конечных пользователей будут хранить, по меньшей мере, половину своей документации в цифровом представлении.[1]
Согласно Российской программе “Электронная Россия”, предполагается довести долю безбумажного документооборота в среднем до 65% внутри ведомств и до 40% в межведомственном обороте.
Переход на системы электронной работы с документами – это длительный и многоплановый процесс. Руководителя организации ожидают на этом пути проблемы на разных этапах внедрения:
1-й этап – поиск информационного продукта, системы электронного документооборота (ЭДО);
2-й этап – внедрение и освоение информационной системы;
3-й этап – проблемы использования;
4-й этап – проблемы защиты информации, используемой в электронном виде.
1-й этап. Поиск информации
Современный рынок электронных систем работы с документами неоднороден, насыщен самыми разнообразными программными продуктами. На сегодняшний день на российском рынке электронных продуктов, предназначенных для работы с документами, существуют программы трёх типов:
системы автоматизированного делопроизводства;
системы электронного документооборота;
системы управления документацией.
Рассмотрим назначение, функции и цели каждого из перечисленных типов программ.
1-й тип. Системы автоматизированного делопроизводства (САД).
Системы автоматизированного делопроизводства обеспечивают работу с электронными версиями документов реквизитами регистрационно-контрольных форм в соответствии с принятыми в стране правилами, инструкциями, стандартами по делопроизводству. Основным назначением систем делопроизводства является документальная регистрация тех или иных свершившихся действий и событий (например, “документ принят к исполнению”, “документ передан на исполнение конкретному сотруднику”, “на документ дан соответствующий ответ”). Системы автоматизированного делопроизводства ориентированы на бизнес-процессы с элементами управления потока работ. Пользователями подобных систем являются сотрудники ограниченного числа таких структурных подразделений организации, как управление делами, секретариаты, общие отделы.
Системы автоматизированного делопроизводства ориентированы на крупные организации, в которых ярко выражена вертикальная составляющая управления, а также на государственные учреждения. Данные системы обеспечивают пошаговое управление движением и исполнением всей совокупности документов на предприятии, в его структурных подразделениях и филиалах; на всех этапах жизненного цикла документов: от приёма или создания до передачи в архив или уничтожения. Наличие специализированной нормативной документации, справочников по делопроизводству, инструкций по делопроизводству, номенклатуры дел организации, шаблонов текстов документов, а также иерархический способ их представления снижают трудоёмкость операций по обработке документов сотрудниками службы ДОУ при работе с системами данного типа.
На российском рынке систем автоматизированного делопроизводства представлены достаточно широко вследствие популярности данного направления. Ведущая роль принадлежит следующим системам:
“Дело” (Электронные офисные системы”, Россия);
Lan Docs (“Ланит”, Россия);
“1С – Документооборот” (1С);
“Делопроизводство” (КСК).
2-й тип. Системы электронного документооборота (ЭДО).
Системы электронного документооборота обеспечивают строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникативных технологий. Они не только регистрируют действия и события, но и поддерживают процессы работы над документами.
Этот тип программ относится к более широкой категории, чем делопроизводство. Пользователями систем ЭДО являются отдельные сотрудники многих подразделений, вовлечённых в какой-либо общий бизнес-процесс.
Конкурентные преимущества систем электронного документооборота:
возможность создания территориально распределённых систем работы с документами;
интеграция технологий документированной базы данных и электронной почты в одной платформе;
надёжность в качестве хранилища произвольных объектов.
Таким образом, системы электронного документооборота поддерживают процессы работы с документами, их движение в организации, а не простую регистрацию и хранение. Наличие в этих системах заранее продуманной бизнес-логики является их существенным преимуществом.
Среди наиболее известных продуктов этого типа можно назвать следующие:
“Босс-референт” (Ай Ти);
семейство продуктов “Золушка” (институт развития Москвы);
- ЭСКАДО (Интерком Лан);
N. System (Компьютер-Лэнд, Санкт-Петербург);
Company Media (Интер Траст).
При подборе той или иной системы руководитель должен задать себе вопрос: “Можно ли ограничиться автоматизацией делопроизводства и ждать отдачи и повышения эффективности, не внедряя систему управления документами как корпоративную технологию?”
3-й тип. Системы электронного управления документацией (СУД).
Системы электронного управления документацией в отличие от систем делопроизводства и документооборота обеспечивают универсальную, повсеместно доступную среду для работы и хранения всех типов документов в масштабах всей организации в целом. Использование возможностей веб-браузера даёт всем работникам организации доступ к порталу управления документами.
Исторически системы управления документами являлись вертикальными приложениями, разработанными для использования небольшими группами специалистов, работающими в территориальной близости друг от друга с сильно структурированными документами. За рубежом вертикальные управления документами в основном внедрялись в такие области, как фармацевтические исследования, страхование, инженерные разработки, промышленное производство.
Системы электронного управления документами обладают следующими свойствами:
управление жизненным циклом документа (от авторской разработки до редакции, утверждения, распределения, архивирования);
распределённое редактирование на локальных серверах территориально удалённых подразделений;
обеспечение всех основных функций управления документами;
редактирование и внесение изменений в документы вплоть до окончательного утверждения (напоминания по электронной почте);
многоуровневый контроль версий, который позволяет организовать все черновики документов;
защита данных;
поддержка широкого выбора клиентов;
быстрое начало работы;
масштабируемость систем, означающая, что внедрение программы можно начать с любого, самого скромного шага, а затем развёртывать и наращивать до уровня предприятия и за его пределы.
На сегодняшний день рынок средств электронного управления документами (ЭУД) составляет шесть категорий технологий:
Системы ЭУД, ориентированные на бизнес-процессы, как правило, предназначены для специальных вертикальных и горизонтальных приложений, иногда ориентированы на исследование в определённой индустрии. Эти решения обычно обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая технологии работы образами, управления записями и потоками работ.
Системы управления контентом обеспечивают процесс отслеживания создания, доступа, контроля и доставки информации вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования.
Системы управления образами преобразуют информацию с бумажных носителей в цифровой формат, после чего документ может быть использован в работе в электронной форме.
Системы управления информацией, называемые также порталами, обеспечивают агрегирование, управление и доставку информации через сети Internet и Extranet. Эти технологии обеспечивают фундамент создания информационных порталов. Системы управления информацией дают возможность организациям накапливать и использовать экспертизу в распределённой корпоративной среде на основе использования бизнес-правил. К программным продуктам этой системы относится Lotus Notes – это среда с архитектурой “клиент – сервер”, предназначенная для разработки и совместного использования приложений коллективной работы. Важнейшим достоинством этой программы является возможность синхронизации баз данных разных компьютеров через определённые интервалы времени путём минимально необходимого для этого обмена по каналам связи.
Системы управления потоками работ (Work Flow) обеспечивают систематическую маршрутизацию работ любого типа в рамках структурированных и неструктурированных бизнес-процессов. Они используются в целях ускорения бизнес-процессов, увеличения эффективности и степени контролируемости процессов в организации. Системы Work Flow идеально подходят для внедрения в организациях с процессно-ориентированным управлением, деятельность которых основана на выполнении повторяющихся процессов коллективной обработки данных с соблюдением определённой технологии. К такому типу организаций относятся дистрибьюторские компании, снабженческо-сбытовые организации, банки, финансовые и юридические организации. Российский рынок систем класса Work Flow представлен следующими системами:
Optima Work Flow (“Optima”, Россия);
Staff Ware (Staffware pls, Великобритания);
Work Route II (“Весть О Мета Технология”, Россия).
Корпоративные системы ЭУД
DOCS Open – это система, обеспечивающая создание, просмотр, систематизацию и хранение, сопровождение и защиту корпоративных информационных архивов произвольного уровня сложности и размеров. Электронный архив формируется в соответствии с номенклатурой дел и обеспечивает их группировку по категориям. Lotus Domino – это корпоративная система, включающая механизмы раздельного редактирования, контроля версий и процесса согласования и утверждения документов, который экономит время сотрудников на 40%. Эта система является системой управления временем людей, ресурсов и т. д. Поэтому все получаемые преимущества могут транслироваться в увеличение оборота, уменьшение стоимости, повышение эффективности. Компания Lotus в настоящее время предлагает дополнительные возможности системы, которые заключаются в следующем:
технология он-лайнового взаимодействия в реальном времени;
система электронного управления документами;
средства проектирования и автоматизации деловых процедур;
средства выполнения расширенного поиска информации;
система поддержки процесса дистанционного обучения;
средство создания в Internete виртуального рабочего пространства для организаций и команд сотрудников, работающих над общими проектами.
Системы управления документацией являются частью обширной концепции управления знаниями.
Управление знаниями влечёт за собой систематическое усиление роли информации и экспертного опыта для достижения следующих четырёх бизнес-целей:
Инновации – первейший источник конкурентного преимущества. Управление знаниями должно помогать собирать вместе экспертов, невзирая на временные и географические границы для совместного создания новых идей, продуктов, услуг.
Компетентность – главный актив организации. Работникам, как опытным, так и в новь принятым на работу, необходимо обучение и советы, а также личный доступ к важнейшим для их работы ресурсам. Необходима поддержка многих форм распределённого обучения.
Эффективность – это качество накопления и повторного использования знаний.
Быстрое реагирование – это возможность быстрее, чем конкуренты реагировать на неожиданные события.
Итак, можно сделать вывод, что документы являются контейнерами, которые заключают в себе значительную часть знаний организации и в целом представляют собой один из самых значимых активов. Поэтому только управление документами обеспечивает эффективное использование знаний и опыта.
2-й этап. Внедрение и освоение информационной системы
На сегодняшний день сформировалось три варианта внедрения электронных систем работы с документами:
Поиск на рынке услуг готовой продукции, которая максимально соответствует логике документооборота в организации.
Использование возможностей сторонних фирм, оказывающих услуги по внедрению информационных систем работы с документами.
Создание собственной системы ЭДО с использованием внутренних материальных и человеческих ресурсов.
Известно, что первый вариант внедрения возможен на предприятиях, способных прибрести готовый продукт, не требующий коренной перестройки системы управления. Предлагаемые готовые программные продукты можно приобрести за 50-60 тыс. долларов. Одновременно требуются немалые затраты на процесс внедрения программного продукта в организации. Так, например, система “Дело” была внедрена в следующих организациях: Банк России, РАО “Газпром”, Министерство природных ресурсов РФ, Государственная Дума РФ и др.
Второй вариант внедрения малопродуктивен, поскольку требует длительного этапа ознакомления фирмы-изготовителя программы со спецификой деятельности организации-заказчика. Кроме того, в данном случае неизбежен длительный период внедрения и адаптации созданного продукта на предприятии.
Наиболее оптимальным является третий вариант, когда специалисты по информационным технологиям понимают особенности развития предприятия, где они работают. Проблема в данном случае заключается в том, на кого изначально будет ориентирована программа: на любого сотрудника фирмы или на службу информационных технологий, её создающую, обрабатывающую и контролирующую.
3-й этап. Проблемы использования электронных систем
Практика внедрения систем электронной работы с документами вносит свои коррективы в освоение программных продуктов. В частности, используя комплексную систему, включающую и регистрацию, и контроль исполнения, работники службы документационного обеспечения управления встречают негативную реакцию со стороны исполнителей при промежуточном контроле исполнения. Здесь проявляется автоматизм контроля. Руководитель имеет возможность напрямую видеть сроки и качество исполнения документов всех своих сотрудников. Отсюда вытекает оперативность управленческого решения без промежуточных документов, звеньев, дополнительного времени контроля.
4-й этап. Проблема защиты информации
Особенностью использования систем документооборота является то, что при движении конфиденциальных документов по инстанциям увеличивается число источников (баз данных, рабочих материалов), обладающих ценными сведениями, и расширяются потенциальные возможности для утраты конфиденциальной информации, её разглашения персоналом, утечки по техническим каналам, исчезновения носителя этой информации. Причём риск утраты конфиденциальной информации наблюдается на всех стадиях и этапах движения документов. Для электронных документов угроза утечки информации особенно реальна, так как факт кражи информации практически трудно обнаружить. Поэтому в создаваемых системах электронной работы с документами важно построение защищённого документооборота, использование специализированной технологической системы эффективной защиты информации.
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Госстандарт России, 2003.
Государственная система документационного обеспечения управления.
Основные положения. Общие требования к документам и службам
документационного обеспечения. - М.: Главархив СССР, 1991.
Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. - М.: Росархив, 2001.
Трудовой кодекс Российской Федерации. – М.: ТК Велби, Проспект, 2003. – 192 с.
Управленческая документация. Классификатор. – М.: Книга сервис, 2003. – 64 с.
Архипенков, В. А. Документирование управленческой деятельности / В. А. Архипенков. – Н. Новгород: Нижегородский образовательный консорциум, 1999. – 24 с.
Басаков, М. И. Документы по персоналу организации: практическое пособие / М. И. Басаков. – 2-е изд., перераб. и доп. – М. - Ростов н / Д: ИКЦ МарТ, 2003. – 240 с.
Быкова, Т. А. Подготовка совещаний и собраний: практическое пособие / Т. А. Быкова, Т. В. Кузнецова. – М.: Бизнес-школа Интел-Синтез, 2000. – 80 с.
Вялова, Л. М. Документационное обеспечение деятельности кадровой службы: учеб. пособие / Л. М. Вялова. – М.: Академия, 2003. – 176 с.
Гутгарц, Р. Д. Документирование управленческой деятельности: курс лекций / Р. Д. Гутгарц. – М.: ИНФРА-М, 2001. – 185 с. – (Серия “Высшее образование”).
Делопроизводство в бухгалтерии / А. В. Верховцев. – 5-е изд., испр. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2003. – 124 с.
Демин, Ю. М. Делопроизводство. Документационный менеджмент / Ю. М. Демин. – М.: Бератор, 2004. – 208 с.
Демин, Ю. М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов / Ю. М. Демин. – СПб.: Питер, 2003. – 220 с.
Демин, Ю. М. Секретарское дело. Универсальный справочник / Ю. М. Демин. – М.: Бератор-Пресс, 2003. – 320 с.
Документооборот предприятия / М. А. Подобед, Н. Р. Усманова. – 3-е изд., доп. и перераб. – М.: Приор, 2002. – 384 с.
Инструкция по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях. С приложениями. – М.: Книга сервис, 2003. – 208 с.
Как правильно оформить первичные документы. – 4-е изд., перераб. и доп. – М.: Бератор, 2003. – 160 с.
Кеник, К. И. Образцы приказов по кадрам с комментариями / К. И. Кеник. – М.: Изд-во деловой и учебной литературы, 2003. – 112 с.
Кирсанова, М. В. Организация работы с документами по личному составу: учеб. пособие / М. В. Кирсанова, Ю. М. Аксенов, С. П. Кобук. – М.: ИНФРА-М, 2003. – 176 с. – (Серия “Высшая школа”).
Кирсанова, М. В. Современное делопроизводство: учеб. пособие. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское, 2000 / М. В. Кирсанова. – 288 с. – (Серия “Высшее образование”).
Кирсанова, М. В. Деловая переписка: учеб. пособие / М. В. Кирсанова, Н. Н. Анодина, Ю. М. Аксенов. – М.: ИНФРА-М, Новосибирск: Сибирское соглашение, 2001. – 92 с. – (Серия “Высшее образование”).
Климова, М. А. Делопроизводство в бухгалтерии / М. А. Климова. – М.: ПРИОР, 2004. – 157 с.
Кузнецова, Т. В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) / Т. В. Кузнецова. - 2-е изд. испр. – М.: Бизнес-школа Интел-Синтез, 2002.-328 с.
Курбангалеева, О. А. Отпуска и больничные листы: оформление, расчет, бухгалтерский учет и налогообложение / О. А. Курбангалеева. – М.: Вершина, 2003.-176 с.
Ларин, М. В. Оформление служебных документов: рекомендации от разработчиков ГОСТ Р 6.30-2003 / М. В. Ларин, А. Н. Сокова. – М.: МЦФЭР, 2003. – 112 с. – (Библиотека журнала “Справочник секретаря и офис-менеджера”, 2003).
Организация работы с документами: учебник /В. А. Кудряев [и др]. – М.: ИНФРА-М, 1999. – 575 с.
Положения об отделах предприятия: справочник. – М.: Приор, 2003. – 224 с.
Попонов, Ю. Г. Трудовые книжки. Порядок их ведения и заполнения: практическое пособие для работника и работодателя / Ю. Г. Попонов. – М.: ТД Элит-2000, 2003. – 118 с.
Прием и увольнение работников в соответствии с новым Трудовым кодексом. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Информцентр XXI века, 2003. – 152 с.
Пустозерова, В. М. Ведение трудовых книжек по новому Трудовому кодексу / В. М. Пустозерова. – М.: Книга сервис, 2003. – 48 с.
Пустозерова, В. М. Юридический справочник работодателя / В. М. Пустозерова. – 7-е изд., изм. и доп. – М.: Книга-сервис, 2003. – 320 с.
Спивак, В. А. Делопроизводство / В. А. Спивак. – СПб.: Питер, 2002. – 208 с. – (Серия “Учебные пособия”).
Стенюков, М. В. Конспект лекций по делопроизводству / М. В. Стенюков. – М.: ПРИОР, 2002. – 128 с.
Стенюков, М. В. Справочник секретаря / М. В. Стенюков. – М.: Книга-сервис, 2003. – 192 с.
Стенюков, М. В. Секретарские секреты / М. В. Стенюков. – М.: ПРИОР, 2000.-80 с.
Степанова, Е. Е. Информационное обеспечение управленческой деятельности: учеб. пособие / Е. Е. Степанова, Н. В. Хмелевская. – М.: ИНФРА-М, 2002. – 154 с. – (серия “Профессиональное образование”)
Стяжкина, Т. А. Делопроизводство предприятия / Т. А. Стяжкина. – М.: Изд-во “Экзамен”, 2003. – 192 с.
Трудовые договоры / Ю. М. Тихомиров. – М., 2003. – 103 с.
Труханович, Л. В. Служебные командировки / Л. В. Труханович, Д. Л. Щур. – М.: Финпресс, 2003. – 160 с. – (Библиотека журнала “Кадры предприятия”. Вып.2).
Труханович, Л. В. Справочник по кадровому делопроизводству / Л. В. Труханович, Д. Л. Щур. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Дело и Сервис, 2003. – 512 с.
Яблокова, И. А. Рабочее время: постатейный комментарий к разделу IV Трудового кодекса Российской Федерации / И. А. Яблокова. – М., 2002. – 84 с.
Журнал “Делопроизводство”.
Журнал “Секретарское дело”.
Журнал “Управление персоналом”.
Журнал “Трудовое право”.
Журнал “Справочник кадровика”.
[1] Майкл Дж. Д. Саттон. Корпоративный документооборот: принципы, технологии, методология внедрения. – СПб.: Изд-во «Азбука», 2002.