ПРЕДИСЛОВИЕ

Каждому человеку хотя бы несколько раз в течение его жизни приходится составлять документы, а работающие в управленческом аппарате постоянно имеют дело с документами: составляют и оформляют их, обрабатывают, хранят, находят по запросу и т.д.

В современных высокоразвитых странах огромную роль играет информация. Кто владеет информацией, тот и имеет успех - будь-то в производстве, науке, обучении и т.д.

Средством материализации информации, закрепления ее в пространстве и во времени является документ, оформленный по всем правилам и стандартам, принятым и унифицированным в современном делопроизводстве. Он же служит и средством ее передачи в процессе информационной коммуникации - важнейшей характеристики позитивного общественного бытия.

Составление, оформление документов и организация работы с ними регламентированы законодательными и нормативно-методическими актами, знание и выполнение которых обязательны для каждого, имеющего дело с документами.

Любое отклонение, всякая малейшая неточность в оформлении документа превращают его из подлинного, являющегося основой правовых действий, в подложный, не имеющий права на существование, потенциальную основу мошенничества или, как метко говорили на Руси, - "филькину грамоту".

Таким образом, документ является важнейшей составляющей жизни человека, деятельности любой организации, работы любого предприятия. Вот почему большое внимание уделяется в развитых гражданских обществах с высокой правовой культурой правильности и точности оформления документов, их соответствия принятым специальным стандартам, которые и изучает такая дисциплина, как документоведение.

Документоведение – это специфическое направление деятельности, которое занимается процессом документирования, т.е. составления, оформления документов и их обработкой и хранением. От того, насколько юридически грамотно будет составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения.

Организация и ведение документоведения требует профессиональных знаний и навыков, поэтому эту работу ведут специальные подразделения (службы делопроизводства), а в небольших организациях и фирмах – секретари-референты.

Самое внимательное и обстоятельное изучение документоведения - это гарантия от ошибок для любого гражданина, сотрудника, руководителя. Знание его не только избавит от простых проблем, связанных с неумением оформить документы в соответствии с требованиями, но и от самых серьезных потрясений - судебных разбирательств.

1. ВВЕДЕНИЕ В ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ

Согласно ГОСТу 1541-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” “делопроизводство - это совокупность работ по документированию деятельности учреждения и по организации документов в нем”.

Исходя из этого определения можно установить, что объект делопроизводства - оформление документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия (фирмы, организации); кроме того, это и организация документооборота в учреждении.

Однако необходимо определиться и с непосредственно предметной сферой такой области человеческой практики, как делопроизводство.

Предмет делопроизводства - правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия (фирмы, организации); надлежащая организация документооборота в учреждении согласно требованиям ГОСТа.

Цели изучения дисциплины “документоведение” заключаются в следующем: в овладении основами правильного оформления документов и надлежащей организацией документооборота в учреждении согласно требованиям ГОСТа механическим и электронным способами.

Задачи изучения курса:

1. Показать значение работы с документами в жизни общества.

2. Дать общие сведения об истории и организации служб документации, перспективах их развития и совершенствования.

3. Определить роль служб ДОУ (документационное обеспечение управления) в организации работы с документной информацией.

4. Дать необходимый объем знаний в вопросах экспертизы ценности документов.

5. Привить необходимые навыки в работе с делами, законченными делопроизводством, в их оформлении и порядке сдачи на архивное хранение.

1.1. Основные понятия и определения

Ресурсом, без которого невозможна деловая, управленческая, любая социально значимая деятельность, является информация. Важнейшей организационной формой представления информации является документированная информация. Наряду с традиционным бумажным документом все активнее используются документы электронные. Это ставит ряд проблем по классификации всего многообразия документов, используемых в социальной сфере и правоприменительной и нормотворческой практике, в т.ч. и терминологического характера.

Документирование формализует информацию по цели ее применения, при этом выделенной по содержанию информации придается определенная структурная форма ее представления. Системными характеристиками документа как объекта права являются определение функционально-целевых характеристик назначения документа, определение признаков его выделения из совокупности информации и способов фиксирования информации. Очевидно, что документированная информация, или документ, обладает как общими свойствами информации, так и специфическими характеристиками и признаками в зависимости от целевого назначения документа и области его применения. Под документом понимается письменный акт определенной формы - результат волевого действия любого лица, в котором выделенная по цели или назначению информация с реквизитами о событиях, состояниях, фактах, действиях и обстоятельствах, с которой связаны определенные правоотношения и/или юридические последствия и которая зафиксирована на материальном носителе в определенной организационной форме, структуре и формате, позволяющем человеку ее непосредственно или с помощью инструментально-технических или программно-аппаратных средств однозначно воспринимать и идентифицировать.
В литературе, в праве, нормотворческой и законодательной практике исследователи, законодатели, юристы и другие лица, затрагивая вопросы документационного обеспечения и документооборота, описывая или определяя форму тех или иных документов, как правило, формулируют специфические требования по внутренней структуре размещения содержательной информации и реквизитов. Следует отметить, форма документа складывается из физической формы и формата внешнего представления материального носителя, способа фиксации информации (внешняя форма) и формы представления данных и внутренней организационной структуры содержательной информации и реквизитов (внутренняя форма). Очевидно, что внешняя форма представления документа отражает собой его физически объективный и внешне воспринимаемый вид и ощущаемую форму (внешнее воспринимаемое состояние) как материального (или нематериального) объекта внешнего мира. Внутренняя организационная структура документа (его семантика) определяет форму и формат представления содержательной информации и реквизитов документа (логическая структура - разделы, связи, атрибуты и структура представления - страницы, строки, шрифты и т.д.). Все это, собственно, и позволяет однозначно воспринимать документ органами чувств человека и использовать его в правоотношениях, в документационном обеспечении управленческой и производственной деятельности, документообороте и правоприменительной практике. Очевидно также и то, что организация внутренней структуры документа строится с учетом того, что документ изготавливается человеком и для человека, т.е. потребителем содержательной информации документа является человек и его органы чувств, через которые человек воспринимает документ. Эти эргономические моменты в зависимости от целевого назначения выделяемой в документе информации и реквизитов также влияют на форму и формат документа.
Можно выделить следующие основные признаки документа, характеризующие его общее понятие.

1. Форма документа представляет единое сочетание физической формы материального носителя, способа фиксации и представления информационных данных или атрибутов (внешняя форма) и организационной формы структуры представления зафиксированной на материальном носителе информации (внутренняя форма).

2. Содержание документа заключает выделенную по определенной цели и/или назначению информацию с реквизитами, позволяющими ее отождествлять и идентифицировать с определенными субъектами, с наличием которой связаны определенные отношения или юридические последствия.

3. Волевой характер документа.

Таким образом, форму документа можно определить как совокупность содержательной информации и реквизитов, установленных в соответствии с целевой направленностью и характером правоотношений и расположенных в определенном порядке и формате на материальном носителе. Основные признаки документа, определяющие его родовое понятие, не только не исключают, но и предполагают дальнейшую классификацию отдельных видов документов. Разнообразие документов по форме и содержанию, специфика их применения как в общественных отношениях, так и отдельных отраслях права не дает возможности исходить при классификации только из одного какого-либо их признака. Поэтому мы полагаем, что в основу классификации документов следует положить как признаки, свойственные общему понятию документа, так и признаки, выявляющие особенности их применения в общественных отношениях и отдельных отраслях права. Такими признаками являются: целевое назначение; форма; характер правоотношений; субъектность; содержание; стадии изготовления; сроки действия; доказательственное значение.

Каждый работник аппарата управления должен знать определение понятия “документационное обеспечение управления” и других терминов, чтобы, работая с документацией, четко представлять данную сферу деятельности.

Делопроизводство (Документационное обеспечение управления (ДОУ) - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. В последние годы делопроизводство называют документационным обеспечением управления. В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 (ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Госстандарт России, 1998) они являются синонимами. Термин ДОУ возник в связи с совершенствованием организационно-технической основы делопроизводства, в связи с внедрением в сферу работы с документами средств вычислительной техники, современных информационных технологий сбора, обработки, хранения и использования информации.

Одними из основных элементов делопроизводства является документирование. Документирование - запись информации на бумаге или другом носителе. Оно осуществляется по правилам, установленным правовыми нормативными актами, и имеет юридическую силу.

Основные направления решения проблем, связанных с переработкой огромных объемов информации:

Первое направление реализуется путем стандартизации и унификации носителей информации и их элементов, а второе и третье - путем совершенствования процессов и развития средств обработки и передачи информации (рис.). Конечно же, унификация и стандартизация носителей информации и процедур их обработки также способствуют ускорению их обработки, поиска, обеспечению сохранности.

В результате документирования создается документ. Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Форма документа - установленная совокупность реквизитов, расположенных в определенной последовательности.

Реквизит документа — обязательный элемент, присущий определенному виду документа.

Постоянный реквизит документа — реквизит, наносимый при изготовлении бланка документа.

Переменный реквизит документа — реквизит, фиксируемый на бланке в процессе его заполнения.

Реквизит-признак — реквизит показателя в документе, являющийся качественной характеристикой описываемого объекта.

Реквизит-основание — реквизит показателя в документе, являющийся количественной характеристикой описываемого объекта.

Показатель в документе — совокупность реквизита-признака и реквизита-основания.

Бланк документа (бланк) — носитель информации с нанесенными на нем постоянными реквизитами.

Формуляр-образец документа — модель построения формы документа, присущая данной унифицированной системе документации и устанавливающая поля для записи реквизитов. Формуляры-образцы организационно-распорядительных документов (схемы размещения реквизитов) приведены в ГОСТ Р 6.30-2003.

Рабочее поле документа — часть документа, предназначенная для заполнения реквизитами.

Служебное поле документа - часть документа, предназначенная для закрепления документа в технических средствах и средствах хранения документов, а также для нанесения специальных изображений. На служебных полях делового письма размещают номера страниц, гриф ограничения доступа, гербы и эмблемы, отметку о постановке исполнения документа на, контроль.

Юридическая сила документа - это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Подлинник - это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз.

Копия - повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой "копия"), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.

Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой "дубликат"), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.

Организация работы с документами включает организацию документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения. Организацию работы с документами иногда называют технологией работы с документами. Она включает: документооборот, регистрацию документов, контроль за сроками исполнения, номенклатуру дел, организацию текущего хранения документов, экспертизу ценности, оформление дел, подготовку и передачу документов в архив организации.

Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) — комплекс основных положений, определяющих и регламентирующих организацию документальных процессов на предприятиях, в организациях и учреждениях. На основе ЕГСД разработан нормативный документ - Единая государственная система документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ).

1.2. Способы документирования

1.2.1. Текстовое документирование

3. СОВРЕМЕННОЕ ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ И

НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ В ОБЛАСТИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Нормативно-правовую базу делопроизводства в современной России составляет совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения документов, а также регулирующих работу служб делопроизводства организаций, предприятий и их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.

Нормативно-методическую базу, регулирующую документирование деятельности организаций, условно можно разделить на четыре группы.

Первая группа. Федеральные нормативные акты: Конституция Российской Федерации; Трудовой кодекс Российской Федерации; Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях; Гражданский кодекс Российской Федерации. Части 1 и 2; Основы законодательства Российской Федерации о нотариате; “О государственной тайне”, “Об информации, информатизации и защите информации” и др.

Конституция Российской Федерации является главным документом государства и имеет высшую юридическую силу.

Статья 90 Конституции РФ целиком посвящена документированию деятельности Президента РФ:

• Президент РФ издает указы и распоряжения.

• Указы и распоряжения Президента РФ обязательны для исполнения на всей территории РФ.

• Указы и распоряжения Президента РФ не должны
  противоречить Конституции РФ и Федеральным за
  конам.

Статья 115. Правительство Российской Федерации издает постановления и распоряжения.

Таким образом, в Конституции РФ видна соподчиненность основных видов документов: законов, указов Президента и постановлений Правительства РФ.

Закон Российской Федерации “Об информации, информатизации и защите информации” № 24-ФЗ от 20 февраля 1995 г., который является базовым законом информационного законодательства, установил обязательность документирования информации, определил ряд терминов (информация, документированная информация, конфиденциальная информация и ряд других), обязал предприятия и организации всех форм собственности предоставлять соответствующую требуемую информацию государственным органам.

Федеральный закон РФ “Об участии в международном информационном обмене” № 85-ФЗ от 4 июля 1996 г. содержит условия для эффективного участия России в международном информационном обмене в рамках единого мирового информационного пространства. Закон определяет объекты международного информационного обмена:

• документированная информация;

• информационные ресурсы;

• информационные продукты;

• средства международного информационного обмена.

В законе также закреплены и субъекты международного информационного обмена:

• Российская Федерация;

• субъекты Российской Федерации;

• органы государственной власти и местного самоуправления;

• физические и юридические лица.

Закон устанавливает право собственности на информационные продукты и средства международного информационного обмена, вводит ограничения на вывоз документированной информации.

Федеральный закон РФ “Об электронной цифровой подписи” № 1-ФЗ от 10 января 2002 г. устанавливает правовые основы использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Сфера применения этого закона распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок, но не распространяется на отношения, возникающие при использовании иных аналогов собственноручной подписи.

Закон Российской Федерации “О государственной тайне” № 5485-1 от 21 июля 1993 г. (в редакции от 6 октября 1997 г.) регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности Российской Федерации.

Закон устанавливает полномочия государственных органов и должностных лиц, призванных обеспечить сохранение и защиту государственной тайны, перечень сведений, составляющих государственную тайну, порядок засекречивания и рассекречивания сведений и их носителей, контроль и надзор за обеспечением государственной тайны и др.

К государственной тайне закон относит защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации.

Закон Российской Федерации “О языках народов Российской Федерации” № 1807-1 от 25 октября 1991 г. (в редакции от 24 июля 1998 г.) регулирует вопросы использования государственного языка в работе государственных органов, организаций, предприятий и учреждений, в официальном делопроизводстве, в судебной практике, в коммерческой деятельности, в международных отношениях.

В соответствии с законом официальное делопроизводство может вестись на государственном языке Российской Федерации — русском, государственных языках республик и иных языках народов Российской Федерации, определяемом законодательством республик. Официальная переписка между государственными органами, организациями с адресатами в Российской Федерации должна вестись на русском языке.

Документы, удостоверяющие личность, записи актов гражданского состояния, трудовые книжки, документы об образовании, военные билеты на территории республик, установивших свой национальный язык в качестве второго государственного языка, оформляются наряду с русским языком на государственном языке республики.

Федеральный Конституционный Закон “О государственном гербе Российской Федерации” от 20 декабря 2000 г. устанавливает Государственный герб Российской Федерации, его описание и порядок официального использования.

Закон устанавливает изображение герба Российской Федерации в многоцветном, одноцветном вариантах, а также без геральдического щита, только в виде главной фигуры - двуглавого орла с атрибутами.

Кроме того, Государственный герб Российской Федерации воспроизводится на документах, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации, а также на иных документах общегосударственного образца, выдаваемых федеральными органами государственной власти.

Федеральный закон РФ “О техническом регулировании” № 184-ФЗ от 27 декабря 2002 г. был введен вместо ранее существовавшего закона “О стандартизации” № 5154-1 от 10 июня 1993 г., который был отменен с 1 июля 2003 г. В новом законе “О техническом регулировании” изменилась трактовка понятия “стандарт”. Если раньше под стандартом понимался нормативный документ, то теперь в законе закреплен принцип добровольного применения стандартов. В законе стандарт определяется как документ, в котором в целях добровольного многократного использования устанавливаются характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, храпения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг.

В Федеральном законе “О техническом регулировании” на смену государственным стандартам пришли национальные стандарты. Новым принципиальным положением является то, что разработчиком национального стандарта может быть любое лицо. Эта практика уже имеет положительный опыт в развитых странах.

Гражданский кодекс Российской Федерации (ГК РФ) установил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. В ряде статей ГК РФ (ст. 52, 184, 185) установлены требования к содержанию устава и учредительного договора, на основании которого действуют юридические лица.

Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ), принятый Государственной Думой 21 декабря 2001 г., действующий с 1 февраля 2002 года (Российская газета, 20001, 31 декабря), оговаривает комплекс организационно-кадровых документов, обязательных к применению, в том числе коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, трудовой договор, трудовая книжка, приказы по личному составу, связанные с движением кадров от приема на работу до высвобождения (увольнения) работников, и ряд других норм по документированию трудовых отношений работника и работодателя.

Уголовный Кодекс РФ регулирует отношения между работником организации и государством. В нем установлена уголовная ответственность за тот или иной вид нарушения в сфере документирования. В частности, в нем установлено:

• за нарушение тайны переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных и иных сообщений граждан - штраф от 50 до 100 мин. окладов или исправительные работы сроком на 1 год;

• за отказ должностного лица в предоставлении собранных документов и материалов, непосредственно затрагивающих права и свободы гражданина - штраф 200-500 мин. окладов;

• за незаконное использование товарного знака - от 200 до 400 мин. окладов;

• за утрату документов, содержащих государственную тайну - ограничение свободы на срок до трех лет;

• за приобретение и сбыт официальных документов - штраф от 100 до 200 мин. окладов;

• за похищение или повреждение документов, штампов предприятия - от 200 до 500 мин. окладов;

• за подделку удостоверения должностного лица - ограничение свободы на срок до трех лет.

Вторая группа. Нормативно-методические материалы по классификации и стандартизации документации, архивному делу, по делопроизводству, по труду, по учету, по кадрам и др.

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления (ГСДОУ), утвержденные приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33, а затем дополненные Главархивом СССР в 1991 году (ГСДОУ. – М.: Главархив СССР, 1991). Государственная система документационного обеспечения управления является основным общегосударственным нормативно-методическим документом по организации делопроизводства. Она была разработана взамен Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), утвержденной Главным архивным управлением при Совете Министров СССР в 1974 году.

Основные положения ГСДОУ представляют собой совокупность норм и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами. В основных положениях ГСДОУ определяются задачи и функции служб документационного обеспечения в организациях, их примерная структура; порядок подготовки и оформления документов; все этапы работы с ними: доставка, первичная обработка, регистрация, контроль исполнения, информационно-справочная работа, оперативное хранение; подготовка документов для сдачи в архив; организация хранения документов. В отличие от ранее действовавшей Единой государственной системы делопроизводства, в Основных положениях ГСДОУ встречаются качественно новые термины. “Машиночитаемый документ” - это документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нем информации, основными носителями которой являются перфокарты, перфоленты и магнитные ленты; “машинограмма” - документ на бумажном носителе, созданный средствами вычислительной техники в письменной форме и оформленный в установленном порядке.

В ближайшие годы планируется разработка новой редакции ГСДОУ как системы норм, требований, положений, регламентирующих основные правила работы с документами на предприятиях и в организациях. Принципиальное отличие будущей системы состоит в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного документирования и документооборота на базе новых информационных технологий (современные текстовые редакторы, электронная почта, автоматизированная номенклатура дел и т.д.).

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (Утверждена Приказом Федеральной архивной службой России № 68 от 27 ноября 2000 г., зарегистрированна Министерством юстиции Российской Федерации 26 декабря 2000 г. № 2508). Эта инструкция является новой редакцией “Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации”. Целями новой Типовой инструкции являются: установление общих требований к функционированию служб документационного обеспечения управления, документирование управленческой деятельности и организация работы с документами в федеральных органах исполнительной власти. В ней расписана процедура регистрации документов, построение поисковых систем для справочной работы, организация контроля исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел, формирование дел, составление описей, оперативное хранение дел и передача их на архивное хранение. По сути, она отражает практически все вопросы организации делопроизводства. И хотя она предназначена в первую очередь для федеральных органов исполнительной власти, ею могут воспользоваться, и найдут много полезного для себя службы документационного обеспечения управления организаций любых форм собственности. Она может быть положена в основу при разработке инструкции по делопроизводству конкретной организации.

Основные правила работы ведомственных архивов (Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах. – М.: Государственная архивная служба России, 1993). Правила условно состоят из двух частей: в первой детально освещены делопроизводственные вопросы (номенклатура дел, порядок формирования дел в делопроизводстве, проведение экспертизы ценности документов, порядок выделения документов к уничтожению, подготовка и передача дел в архив); во второй подробно раскрывается работа с документами в архиве.

Основные правила работы архивов организаций, разработанные Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела, одобренные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. — это нормативно-методический документ, определяющий порядок работы с различными видами документов в архивах организаций на современном этапе, включая электронные документы.

Государственная система стандартизации Российской Федерации, включающая ГОСТ Р 1.0-92, ГОСТ Р 1.2-92, ГОСТ Р 1.4-93 и др. Одновременно с вступлением в силу Федерального закона “О техническом регулировании” введен в действие ГОСТ Р 1.5-2002 “Государственная система стандартизации Российской Федерации. Стандарты. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению”.

В нормативных документах по стандартизации закреплены требования к построению, изложению и оформлению различных видов документации, проведению унификации документов и применению унифицированных систем документации, автоматизации информационных процессов в сфере управления, техническим средствам обработки информации.

Государственный стандарт Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” (М.: Изд-во стандартов, 1998).

ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”, разработанный Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России, принят и введен в действие постановлением Госстандарта России № 65-ст от 3 марта 2003 года.

Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации: постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, включенные в ОК 1-93 “Общероссийский классификатор управленческой документации” (класс 0200000). Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Общероссийские классификаторы - нормативные документы, распределяющие технико-экономическую и социальную информацию в соответствии с ее классификацией (классами, группами, видами) и являющиеся обязательными для применения при создании государственных информационных систем и информационных ресурсов в межведомственном обмене информацией. Порядок разработки, принятия, введения в действие и применения общероссийских классификаторов в социально-экономической области устанавливается Правительством Российской Федерации. Согласно закону “О техническом регулировании” могут создаваться отраслевые (ведомственные) классификаторы технико-экономической и социальной информации, а также классификаторы указанной информации, используемые группой организаций, занимающихся аналогичными видами деятельности, или одной организацией.

Основой для систематизации унифицированных форм документов в информационно-поисковых системах служит Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта России № 299 от 30 января 1993 г. На документе должен проставляться код по ОКУД. Вновь разработанные унифицированные формы документов подлежат регистрации путем включения в ОКУД.

Унифицированные системы документации (УСД) - это совокупность взаимосвязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах экономической деятельности, нормативно-методических документов по их разработке, ведению и применению.

Одной из унифицированных систем документации является Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД), Всего в Общероссийский классификатор управленческой документации включено 9 общероссийских унифицированных систем документации.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М.: Росархив, 2000). Это основной нормативный документ общего действия, на основе которого определяются сроки хранения документов. В него включены документы, образующиеся при документировании однотипных управленческих функций, выполняемых различными учреждениями в процессе своей деятельности. Перечень является основным нормативным документом, устанавливающим сроки хранения при отборе документов на хранение или уничтожение.

Нормативные документы по труду и охране труда являются основанием для определения затрат времени на выполнение конкретных работ по делопроизводству, расчета численности работников, объемов выполняемых ими заданий, создание благоприятных условий труда. Нормы времени распространяются на все виды работ, включенные в Государственную систему документационного обеспечения управления.

Госстандартом России, Министерством труда и социального развития, Государственным комитетом по статистике, Федеральной архивной службой России и другими министерствами и ведомствами разработан целый ряд государственных стандартов, нормативно-методических документов, прямо или косвенно касающихся организации документационного обеспечения управления персоналом, разработки и оформления конкретных видов и форм документов. В их числе: Общероссийские классификаторы: профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР); информации о населении (ОКИН); специальностей по образованию (ОКСО); управленческой документации (ОКУД); предприятий и организаций (ОКПО); информации по социальной защите населения (ОКИСЗН); органов государственной власти и управления (ОКОГУ); объектов административно-территориального деления (ОКАТО); специальностей высшей научной квалификации (ОКСВНК).

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров.

Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях.

Типовые правила внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений и организаций (Утверждены Государственным комитетом СССР по труду и социальным вопросам по согласованию с ВЦСПС (постановление от 20.07.1984 года № 213).

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (М.: Минтруд России, 2000). Справочник предназначен для закрепления квалификационных характеристик к общеотраслевым должностям предприятий. Квалификационные характеристики используются для разработки должностных инструкций работников структурных подразделений организации, в том числе и отдела кадров.

Третья группа. Литература по делопроизводству, по кадрам, документированию трудовой деятельности работников, по трудовому праву и др. (см. список литературы). Литература по этим вопросам достаточно разнообразна и включает как общие вопросы организации и функционирования служб делопроизводства, работы с документацией, так и отдельные участки работы с документами (учет кадров, ведение личных дел и трудовых книжек и т.д.).

Четвертую группу составляют нормативные документы самих организаций, которые в той или иной степени включают как общие нормативные положения, извлеченные из федеральных и ведомственных нормативных и методических документов, так и специфические положения, применяемые в организациях.

К таким документам прежде всего относятся положение о службе делопроизводства и должностные инструкции работников службы делопроизводства.

В каком бы состоянии нормативно-методическая база ни существовала, она является основой составления документов и непосредственно воздействует на состав и содержание документации, создаваемой в организации.

4. СТРУКТУРА ДОКУМЕНТА. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

4.1. Понятия “стандартизация” и “унификация” документов

В процессе создания унифицированных систем документации (УСД) выработалось понимание унификации как приведения документов к единообразию в соответствии с выработанными критериями их качества. Исходя из этого унификацию можно представить как метод преобразования документов и как деятельность, основанную на этом методе.

Некоторые исследователи рассматривают унификацию как метод стандартизации, другие – как метод совершенствования документации, третьи – как самостоятельную деятельность. Задача унификации – преобразование документов.

Унификация основана на свойстве, присущем объекту документоведения – официальному документу, - стремлении к единообразию. В отличие от документов литературы, средств массовой информации, писем, главная ценность которых – оригинальность текста, отсутствие штампов, официальный документ тем совершеннее, чем ближе к норме, образцу, т.е. чем более он унифицирован.

Объектом унификации принято считать документы и системы документации. Однако унификация неизбежно затрагивает вопросы их функционирования и приемы работы с ними. Следовательно, объектом унификации можно считать документационное обеспечение управления (ДОУ) в целом.

Роль унификации не исчерпывается созданием унифицированных документов и систем документации. Ее целью является и разработка нормативных и методических материалов (ЕГСД, стандартов, инструкций и т.д.). Можно сказать, что любое начинание в области усовершенствования делопроизводства имеет в своей основе унификацию.

При подсчете экономической эффективности следует учитывать потери времени на адаптацию работников к новым условиям труда. С этой целью проводится обучение сотрудников и экспериментальное использование форм документов для преодоления психологического бартера при их внедрении.

Унифицированный документ — документ, созданный в рамках унифицированной системы документов по принятым для этой системы правилам, стандартам, оформленный в установленном порядке, зарегистрированный в рамках унифицированной системы и имеющий статус обязательного применения при осуществлении данного вида деятельности.

Стандартизация — процесс установления и применения правил с целью упорядочений деятельности в данной области на пользу и при участии всех заинтересованных сторон, в частности для достижения всеобщей оптимальной экономии при обеспечении надежного и безопасного функционирования. Стандартизация, например, терминов и определений в сфере делопроизводства позволила предоставить специалистам возможность использовать как бы единые язык и лексику, обеспечить точное понимание друг друга.

4.2. Требования к оформлению документов

Существуют единые требования и правила оформления документов управления независимо от того, как ведется делопроизводство в организации: традиционным способом или на основе современной информационной технологи.

Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:

• юридическую силу документов;

• качественное и своевременное составление и исполнение документов;

• организацию оперативного поиска документов.

Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи), которые называют реквизитами.

Каждый вид документа (приказ, письмо, акт) имеет определенный набор реквизитов. Расположение реквизитов на документе и правила их оформления установлены государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”. Стандарт имеет многоаспектное применение. Основное его использование – в организациях всех форм собственности в качестве основы при разработке инструкций, правил или стандартов по документационному обеспечению управленческой деятельности.

Стандарт используется также в учебном процессе практически во всех учебных заведениях, так или иначе связанных с управлением, бизнесом, информацией и др., как на среднем уровне, так и на уровне высшего управленческого состава и структур повышения квалификации.

Стандарт на оформление организационно-распорядительных документов используется также разработчиками автоматизированных систем документационного обеспечения управления как внутриорганизационных, так и при межведомственном информационном обмене.

Реквизиты документов

При подготовке документов используются следующие реквизиты:

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – адресат;

16 – гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати;

26 – отметка о заверении копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа в организацию;

30 – идентификатор электронной копии документа.

Реквизит 01. Государственный герб Российской Федерации в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 № 2-ФКЗ “О Государственном гербе Российской Федерации” воспроизводится на бланках:

• Президента Российской Федерации;

• Палат Федерального собрания;

• Правительства Российской Федерации;

• Конституционного Суда Российской Федерации;

• Верховного Суда Российской Федерации;

• Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;

• Прокуратуры Российской Федерации;

• Центрального банка Российской Федерации;

• Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации;

• Счетной палаты Российской Федерации;

• Межведомственной комиссии по защите государственной тайны;

• дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за границей;

• центральных органов федеральной исполнительной власти;

• иных органов государственной власти.

Реквизит 02. Герб субъекта Российской Федерации размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Использование герба регламентируется соответствующими правовыми актами субъектов Федерации.

Реквизит 03. Эмблема организации или товарный знак (или иные знаки обслуживания) (далее – эмблема) используется в соответствии с Законом РФ от 23.09.92г. № 3520-1 “О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров”.

Зарегистрированное согласно установленному порядку изображение эмблемы или логотипа помещают на бланках организаций на основании учредительных документов (устава, положения).

Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

Реквизит 04. Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Код организации – автора документа (автор документа – юридическое лицо, создавшее документ) служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа.

Реквизит 05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Реквизит 06. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Реквизит 07. Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код проставляется в том случае, если форма документа включена в ОКУД. В других случаях может проставляться код формы по локальному классификатору.

Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи, избежания возможных ошибок и является элементом идентификации документа.

В ОКУД представлены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в унифицированные системы:

• организационно-распорядительной документации;

• банковской документации;

• финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

• отчетно-статистической документации;

• учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

• документации по труду;

• документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

• внешнеторговой документации.

Реквизит 08. Наименование организации является собирательным обозначением автора документа. Автором могут быть организации, ее структурное подразделение, должностное лицо.

Наименование организации должно строго соответствовать тому наименованию, которое закреплено в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное или полное (в случае отсутствия сокращенного) наименование вышестоящей организации, если она имеется.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, если оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещают ниже полного в скобках или за ним.

Наименование организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках – русском и национальном. Наименование на русском языке рекомендуется размещать слева, а на национальном – справа или ниже.

Наименование на иностранном языке воспроизводят на бланке в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Наименование на иностранном языке располагают ниже (или справа) наименования на русском языке, если бланк изготовлен на двух языках.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Если документ составляется совместно двумя и более организациями, то он может составляться не на бланках. В этом случае наименования организаций и другие реквизиты печатаются на чистом листе бумаги.

Реквизит 09. Справочные данные об организации содержат сведения, необходимые организации для коммуникации. Они включают: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты, сайта в Интернете и др.). почтовый адрес – это адрес фактического расположения организации. Почтовый адрес указывается в порядке, предусмотренном действующими правилами оказания услуг почтовой связи: название улицы, номер дома, город, код. Например:

Реквизит 10. Наименование вида документа должно соответствовать табелю форм документов, применяемых в организации в соответствии с уставом (положением об организации). В табель включаются виды документов, включенные в ОКУД (класс 0200000), и иные виды, используемые организацией в соответствии с ее организационно-правовой формой, ее задачами и видами деятельности.

В бланке письма наименование вида документа не указывается.

Реквизит 11. Дата документа – обязательный реквизит, содержащий указание на время его создания и/или подписания, утверждения, принятия решения (далее – подписания). На документе проставляются и другие даты: согласования, поступления, резолюции и т.п.; правила их оформления во всех случаях аналогичны.

Если документ издают две и более организаций, то он должен иметь одну (единую) дату.

Дату проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании. При подготовке проекта документа обычно печатается только обозначение месяца и года, а число проставляется от руки должностным лицом непосредственно при подписании документа.

Для документов, фиксирующих решения, принимаемые коллегиально (протокол, акт и др.), датой является дата принятия решения, а не подписания. В этом случае дата печатается на документе при его подготовке.

Стандартом установлены два способа написания даты: цифровой и словесно-цифровой.

14.10.2003 или 14 октября 2003 г.

ГОСТ впервые (п.311) узаконил проставление нуля перед цифрой, обозначающей день месяца в словесно-цифровой форме датирования.

Проставление нуля в данном случае является во всех случаях обязательным, так как затрудняет подделку документа.

В международных стандартах рекомендуется цифровой способ датирования в следующей последовательности: год, месяц, число: 2003.10.14. Данный ГОСТ допускает датирование в соответствии с международными стандартами, однако в нем не оговариваются конкретные случаи применения такого датирования.

Место проставления даты на документе зависит от наличия бланка и вида документа.

Реквизит 12. Регистрационный номер документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Регистрация документа заключается в записи необходимых сведений о документе в регистрационные формы, присвоении документу соответствующего регистрационного номера и проставлении его непосредственно на документе.

Регистрации подлежат все создающиеся в организации документы и поступающие от других организаций и частных лиц.

Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в документальный фонд организации и находится под ее контролем и ответственностью.

Структура регистрационного номера зависит от вида документа, типа действующей в организации системы делопроизводства, наличия классификаторов информации или ориентации на общероссийские классификаторы. В его состав обязательно входит порядковый номер регистрации, который может дополняться по усмотрению организации индексом дела, в которое будет подшит документ, кодом документа по тематическому классификатору, если он применяется в организации, кодом автора, корреспондента и др.

Место проставления регистрационного номера определяется в бланке и зависит от вида документа.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров каждой из этих организаций, проставляемых отдельно или через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Реквизит 13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (далее – ссылка на номер) используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (преимущественно в ответных письмах, заключениях по поручениям и т.п.). Сведения в этот реквизит переносятся с поступившего документа.

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания регистрационного номера и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной, справочной информации.

Реквизит 14. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам “Наименование организации” и “Справочные данные об организации”. Данный реквизит указывается для исключения ошибок в местонахождении организации; он может проставляться во всех документах, кроме письма, в котором эти сведения помещаются в реквизите “Справочные данные об организации”.

Место издания в документе не указывается, если оно включено в состав наименования организации, например: Государственный университет – Высшая школа экономики.

Данный реквизит указывают в соответствии с учетом действующего административно-территориального деления и общепринятых географических сокращений.

Для юридического лица местом издания документа будет место его нахождения, которое определяется местом его государственной регистрации и фактическим адресом.

В документе, автором которого является филиал организации, указывается место нахождения последнего.

Реквизит 15. Адресат рассматривается как совокупность точной и полной информации, на основании которой документ может быть доставлен адресату точно и без неоправданных затрат времени и труда.

Документ адресуется организациям, структурным подразделениям организации, должностным лицам, физическим лицам.

При адресовании наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Допускается центровать каждую строку реквизита Адресат по отношению к самой длинной строке, например:

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово “Копия” перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При количестве адресатов более четырех рекомендуется составлять список рассылки документа.

Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых постоянным корреспондентам (в этом случае в организации целесообразно применять списки рассылки и конверты с заранее напечатанными адресами).

Составные части почтового адреса указывают в последовательности, установленной действующими Правилами оказания услуг почтовой связи. В соответствии с ними определен следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и других почтовых отправлениях (это положение распространяется на написание почтового адреса в документе в реквизитах: “Справочные данные об организации”, “Адресат”):

• наименование адресата (для граждан – фамилия, имя, отчество);

• название улицы, номер дома, номер квартиры;

• название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

• название района;

• название республики, края, области, автономного округа (области);

• название страны (для международных почтовых отправлений);

• почтовый индекс.

В такой же последовательности производится написание адреса отправителя на конверте.

Почтовый адрес корреспондента пишется в нижней правой части почтового конверта, почтовой карточки или оболочки почтового отправления, а адрес отправителя – в левом верхнем углу.

Если письмо адресуется организации, в реквизите “Адресат” указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Реквизит 16. Гриф утверждения документа - реквизит документа, указывающий нормативный или правовой характер его содержания или требующий правовой санкции.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

Допускается в реквизите “Гриф утверждения документа” центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом, гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

Приказ об утверждении следует издавать в том случае, если в нем будет содержаться дополнительная информация о необходимых действиях.

Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется Табелем унифицированных форм документов или инструкцией по делопроизводству организации. Основанием для составления Перечня являются Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти , а также законодательные и ведомственные нормативные акты, устанавливающие процедуру утверждения тех или иных документов.

Утверждаемый документ должен иметь дату и подпись.

Как правило, утверждению подлежат акты, инструкции, нормативы, отчеты, планы, положения, уставы, сметы, штатные расписания, расценки и др.

Реквизит 17. Резолюция – реквизит документа, в котором руководителем организации или структурного подразделения указываются задания по исполнению данного документа (что сделать и как), срок исполнения и конкретные исполнители.

В резолюции определяются организации, подразделения или должностные лица, которым поручается выполнение задания, выработка предложений и др. Резолюция включает фамилию исполнителя (фамилии исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Срок исполнения обозначается датой, например:

При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение считается названный первым в резолюции. Указание остальных исполнителей выражает требование руководителя привлечь их к исполнению документа.

Формулировки резолюции должны четко определять суть задания, срок исполнения и форму представления результатов исполнения. Нецелесообразно применять резолюции типа “Прошу исполнить”, “К исполнению”, “Ю.Н.Петрову” или предварительные резолюции “Прошу переговорить”, “Прошу зайти ко мне”. Обязательно определение срока исполнения документа, который может быть типовым (определяемый в инструкции по делопроизводству) или индивидуальный (определяемый содержанием документа и трудоемкостью и сложностью задания).

Резолюция, как правило, пишется от руки соответствующим руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте.

Возможна подготовка резолюции помощником руководителя.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе формата А6 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится; такой документ в практике делопроизводства называется поручением.

Резолюция в форме поручения подшивается в дело вместе с документом.

Реквизит 18. Заголовок к тексту – реквизит документа, выражающий краткое содержание текста, его основную смысловую нагрузку.

Наличие заголовка сокращает время прохождения документа при регистрации и исполнении, повышает качество информационно-поисковой системы. Точный заголовок позволяет работникам службы ДОУ, не вдаваясь в подробное изучение содержания документа, определить маршрут его движения в организации, верно определить рубрику справочной картотеки, т.е. получить необходимые сведения о местонахождении документа. Этот реквизит очень важен при использовании автоматизированных систем делопроизводства в процессе составления автоматизированной регистрационно-контрольной карточки.

Заголовок может отвечать на вопросы:

- о чем (о ком)?, например: “Приказ о создании ликвидационной комиссии”;

- чего (кого)?, например: “Должностная инструкция начальника отдела маркетинга”.

Заголовок содержит две основных части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например: “О подготовке проекта договора”. Заголовок составляет автор документа.

Для заголовка, особенно в письмах, рекомендуется использовать словесную конструкцию с предлогом “О” (“Об”) и отглагольным существительным, отвечающим на вопрос: о чем? Например: “Об изменении…”, “Об исполнении…”, “О выделении…”, “О пересмотре…” и т.п.

В сложных документах большого объема (отчеты, докладные записки) могут применяться подзаголовки.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок может не составляться.

Заголовок документа записывается при его регистрации в соответствующие регистрационные формы: журнал, карточку, базу данных.

Реквизит 19. Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обозначения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроках исполнения.

Существует два вида срока исполнения документа: типовой и индивидуальный:

• типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, для группы типовых документов (например, для обращений граждан) срок исполнения типовых запросов и т.д.;

• индивидуальный срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный поступившим документом, поручением или указанный в резолюции.

Контролю подлежат все документы, требующие исполнения.

В соответствии с ГОСТ отметка о контроле за исполнением проставляется на наиболее важных документах и обозначается буквой “К”, словом или штампом “Контроль”. Для наглядности этот реквизит может быть выделен цветом.

Реквизит 20. Текст документа выражает основное смысловое содержание управленческого действия, решения.

Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкеты, таблицы или сочетания этих форм.

Наиболее распространен в документах сплошной связный текст: он содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при подготовке уставов, положений, инструкций, правил, приказов, распоряжений, указаний, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, писем, справок, и т.д.

Связный текст в документе, как правило, состоит из двух частей. В первой, констатирующей части, указываются причины, основания, цели составления документа.

Во второй части документа излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть, например: приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма – просьбу без пояснения.

Реквизит 21. Отметка о наличии приложений к письму располагается ниже текста и может быть оформлена двумя способами.

Если приложение названо в тексте письма, то отметка о наличии приложения имеет вид:

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, дается его наименование с указанием количества листов и количества экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами (без знака №):

Если приложение в свою очередь также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом:

Если приложения к письму сброшюрованы, то указывается только количество экземпляров одним из двух способов, в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет:

или

Если документ направляется в несколько адресов, а приложение – только в один адрес, отметка о приложении о приложении имеет вид:

В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут “Приложение” с указанием порядкового номера, наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложения могут быть пописаны исполнителем или руководителем структурного подразделения.

Реквизит 22. Подпись. В состав реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное, если на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

документ оформлен не на бланке организации:

документ оформлен на бланке:

При подписании документа несколькими должностными лицами организации их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Документы коллегиального органа подписываются председателем этого органа и секретарем, например:

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

При подписании документа несколькими лицами одного ранга их подписи располагают на одном уровне, например:

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии или указанием, что он временно исполняет обязанности должностного лица, например:

Документы подписываются должностными лицами в соответствии с распределением обязанностей.

При отсутствии на месте должностного лица, подпись которого заготовлена на проекте документа, он может быть подписан исполняющим обязанности или заместителем с обязательным указанием его должности и фамилии.

В целях исключения случайных подписей не допускается ставить предлог “За” или косую черту перед наименованием должности.

Заместитель руководителя может подписывать документы в отсутствие руководителя только по тем вопросам, которые входят в круг его компетенции.

Реквизит 23. Гриф согласования документа – реквизит документа, выражающий согласие другой организации (не автора) с содержанием документа.

Реквизит состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

Если согласование осуществляют письмом, решением, актом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме:

Гриф согласования может располагаться на отдельном листе согласования, в этом случае в документе перед подписью делается отметка: “Лист согласования прилагается”.

Реквизит 24. Визы согласования документа – реквизит документа, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации-автора документа с его содержанием.

Документ визируется в зависимости от характера и содержания документа исполнителем, заинтересованными должностными лицами, ответственными лицами юридической, финансовой и экономической служб, заместителем руководителя организации, курирующим данный вопрос, руководителем службы делопроизводства.

Виза включает подпись визирующего, расшифровку подписи )инициалы, фамилия) и дату; при необходимости – должность визирующего: например:

При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:

Визы проставляют на оборотной стороне последнего листа подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письма).

В наиболее важных многостраничных документах визируется каждый лист документа юридической службой или службой ДОУ.

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

Реквизит 25. Оттиск печати. Оттиски печати с изображением Государственного герба РФ, герба субъекта РФ, герба города, района РФ, а также печати организаций (с наименованием организаций), не имеющих право изображать государственную символику, ставятся на документах, требующих удостоверения подлинности подписи в соответствии с действующим законодательством или нормативным актом организации. Примерный перечень документов, на которые ставится оттиск печати: акты, договоры, доверенности, гарантийные письма, поручения, сметы, удостоверения, уставы и положения об организациях, штатные расписания, нормы и др.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы.

На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте. Как правило, это место нанесения печати обозначается символом М.П. без захвата наименования должности и подписи.

Реквизит 26. Отметка о заверении копии. При заверении соответствия копии письма (остающейся в организации) отправляемому подлиннику, отметку о заверении копии следует оформлять следующим образом: ниже реквизита “Подпись” проставляют заверительную надпись “Верно”, должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), дату заверения, например:

Дата

Печати ставятся на копиях документах (включая ксерокопии) для удостоверения их соответствия подлинникам. При рассылке тиражированных документов (постановления, приказы, распоряжения, инструктивные письма и т.д.) они заверяются печатью службы ДОУ.

Реквизит 27. Отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.

Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона, например:

или

Практика показывает, что целесообразно в этом реквизите указывать полностью фамилию, имя и отчество исполнителя.

Реквизит 28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа – краткие сведения об исполнении, слова “В дело”, номер дела, в котором будет храниться документ, подпись и дата, например:

или

Реквизит 29. Отметка о поступлении документа в организацию проставляется от руки или в форме штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте.

Элементами данного реквизита являются: порядковый номер, дата поступления документа в организацию. При необходимости – часы и минуты.

Реквизит 30. Идентификатор электронной копии документа проставляется в момент подготовки документа и включает в себя данные, необходимые для поиска документа.

Реквизит может включать в себя имя файла, код оператора, дату изготовления, количество экземпляров, количество страниц документа.

Отметка может дополняться другими поисковыми данными в зависимости от особенностей информационных систем организации.

5. СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ. УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ.

ВИДОВ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ